Assistenz der Geschäftsführung

ViTa Immobilienmanagement GmbH ist eine Hausverwaltung mit Herz, Verstand und Freude an dem, was wir tun. Bei uns dreht sich alles um Immobilien, Menschen und die vielen kleinen und großen Aufgaben, die den Alltag in der Immobilienverwaltung spannend machen. Wir legen Wert auf ein gutes Miteinander und auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine(n) motivierte(n) Mitarbeiterin und Mitarbeiter, die gemeinsam mit uns die Zukunft unserer Hausverwaltung gestalten möchten.

Die Assistenz der Geschäftsführung unterstützt die Geschäftsführung bei sämtlichen organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben und übernimmt eigenständig verantwortungsvolle Aufgaben zur Entlastung der Geschäftsführung.

Organisation und Büroorganisation:

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Geschäftsterminen.
• Terminplanung, Kalenderverwaltung und Organisation von Meetings.
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Berichten.
• Digitalisierung von Unterlagen, Verträgen und Dokumenten.

Kommunikation und Schnittstellenmanagement:

• Erste Ansprechperson für interne und externe Geschäftspartner.
• Eigenständige Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern.
• Koordination und Weiterleitung von Informationen an Geschäftsführung und Fachabteilung.
• Überwachung und Nachverfolgung offener Vorgänge und Aufgaben.

Operative und kaufmännische Unterstützung:

• Rechnungswesen: Ausgangsrechnungen erstellen und Eingangsrechnungen prüfen.
• Mahnwesen: Abwicklung, Überwachung, Kontrolle und Dokumentation.
• Durchführung von Preisanfragen und Angebotsvergleichen.
• Überwachung von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen.
• Recherche und Aufbereitung geschäftsrelevanter Informationen.
• Erstellung und Überwachung von Vermietungsanzeigen.

Anforderungen und Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint.
• Ausgeprägtes Organisations- und Zeitmanagement.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.

Unser Angebot:

• eine verantwortungsvolle Position in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• ein Teil der ViTa-Familie zu werden - kollegiales Team, Teamgeist und Zusammenhalt.
• ein modernes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und hoher Transparenz
• ein unbefristeter und zukunftssicherer Arbeitsplatz sowie einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung.
• ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz mit Raum für eigene Ideen und proaktive Mitarbeit.
• Entwicklungsmöglichkeiten durch regelmäßige Schulungen und Fortbildungen.
• 30 Tage Urlaub im Jahr und eine Spendit-Card (monatlich 50,00 €).