Office Manager / Team-Assistenz (w/m/d) Standort Görlitz

Stellenbeschreibung Office Manager / Team-Assistenz | Standort Görlitz

Über uns Komplexes einfach machen – dafür steht die ENO, die Entwicklungsgesellschaft Niederschlesische Oberlausitz mbH. Seit 2005 gestalten wir aktiv nachhaltige Entwicklungsprozesse im Landkreis Görlitz und setzen uns für eine zukunftsfähige Lausitz ein. Mit rund 50 Mitarbeitenden zählen wir zu den zentralen Akteuren der Regionalentwicklung. Wir arbeiten an vielfältigen Themen – von Tourismus über Bildung bis hin zur Nachhaltigkeit – und setzen innovative Projekte gemeinsam mit Partnern aus Verwaltung, Wirtschaft und Gesellschaft um. Ihre Aufgaben: Sie übernehmen eine zentrale Rolle bei der Koordination und Organisation in unserem Unternehmen. Sie verantworten vielfältige administrative und kaufmännische Abläufe, um den reibungslosen Betriebsablauf sicherzustellen, dabei arbeiten Sie zuverlässig, denken mit und behalten auch in stressigen Momenten einen kühlen Kopf.

Dabei erwartet Sie insbesondere:

Gremienarbeit: Sie bereiten Aufsichtsrats- oder Gesellschafterversammlungen vor. Sie erstellen professionelle Präsentationen und Agenda-Entwürfe.

Vorbereitende Finanzbuchhaltung: Sie prüfen Eingangsrechnungen und bereiten die Daten für das Steuerbüro vor. Zudem verwalten Sie das Mahnwesen.

Terminkoordination & Office Management: Sie steuern die Terminkalender der Geschäftsführung und des Teams, organisieren Meetings sowie Dienstreisen und sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner.

Meeting- und Veranstaltungsorganisation: Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops, Tagungen sowie das Erstellen von Protokollen.

Projekt- und Datenpflege: Sie unterstützen bei Projekten, der Datenpflege in Datenbanken, erstellen Excel-Tabellen, Präsentationen und Auswertungen.

Vertragsmanagement: Sie verwalten, digitalisieren und überwachen Verträge. Sie behalten Fristen (Kündigungen, Verlängerungen) im Blick.

Personalwesen: Sie unterstützen die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft. Dazu gehören die Pflege von Personalakten, die Vorbereitung der Lohnabrechnung, das Bewerbermanagement sowie das On- und Offboarding von Mitarbeitern.

Ihr Profil:

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung mit Bezug zu Office-Management, Organisations- und Verwaltungsaufgaben oder eine vergleichbare Qualifikation sowie erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder HR-Rolle

Grundkenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung und im Vertrags- und Arbeitsrecht sind von Vorteil

Strukturierte, eigenständige, diskrete, lösungsorientierte und verlässliche Arbeitsweise

Sicheres Auftreten sowie Kommunikations- und Überzeugungsstärke

Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Stressresilienz, auch in dynamischen Phasen

Analytisches und wirtschaftliches Denkvermögen

Sicherer Umgang mit MS Office 365 sowie ERP-/HR-Software (z. B. DATEV, Personio)

Führerschein der Klasse B sowie Bereitschaft zu Dienstreisen

Wir bieten Ihnen:

Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher gesellschaftlicher Relevanz

Ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit offener Unternehmenskultur

Gestaltungsspielraum für eigene Ideen und Impulse

Flexible Arbeitszeiten innerhalb der Büroöffnungszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Moderne technische Ausstattung

Zentrale Lage im Herzen von Görlitz mit guter Infrastruktur

Rahmenbedingungen:

Arbeitsort: Görlitz (mit projektbedingten wechselnden Einsatzorten)

Arbeitszeit: Vollzeit (40 h/Wo.) oder Teilzeit

Beschäftigungsart: befristet (vorerst für 1 Jahr)

Urlaub: 29 Tage (bei einer 5 Tage-Woche)

Bewerbung Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe Ihrer Kontaktdaten (Telefon und E-Mail) als PDF-Dokument per E-Mail direkt an: [email protected]

Für fachliche Rückfragen steht Ihnen Herr Sven Mimus gerne zur Verfügung: Tel.: +49 3581 3290 10

Wir legen großen Wert auf Diversität und Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht, Alter oder Hintergrund.