Assistenz im Büro des Oberbürgermeisters

Assistenz im Büro des Oberbürgermeisters

Hauptamt

Start: 15. Januar 2027 | befristet | Vollzeit | Bezahlung: E 9a TVöD (Vollzeit-Jahresbrutto 47.013 € bis 63.993 €) zuzüglich einer funktionsbezogenen Zulage

Das Büro des Oberbürgermeisters bildet eine wichtige Schnittstelle zwischen Politik, Verwaltung und Bürgerschaft. Das Sekretariat ist die Schaltzentrale des Dezernates. Die drei Sekretärinnen organisieren und koordinieren im Team die Termine und Aktivitäten des Oberbürgermeisters und sind erste Anlaufstelle für Terminwünsche sowie für Fragen an das Dezernat 1 der Stadt Karlsruhe. Die Stelle ist im Rahmen einer Mutterschutz- und einer sich voraussichtlich anschließenden Elternzeitvertretung befristet zu besetzen.

Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag

• Kommunikation und Schnittstellenmanagement: Sie bearbeiten selbstständig die administrativen und organisatorischen Verwaltungsaufgaben im Sekretariat des Oberbürgermeisters. Ferner übernehmen Sie Assistenztätigkeiten für die Büroleitung und die Referent*innen des Dezernats.
• Termin- und Büromanagement: Bei der Koordination der Geschäftsabläufe im Dezernat und der Bearbeitung des zentralen E-Mail- und Posteingangs wirken Sie maßgeblich mit.
• Korrespondenz: Sie erteilen allgemeine Auskünfte und setzen die damit verbundene Korrespondenz selbstständig um.

Ihr Profil auf einen Blick

• Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits Berufserfahrung im Sekretariatsbereich und im öffentlichen Dienst mit.
• Fachkenntnisse: Die gängigen MS-Office-Tools beherrschen Sie sicher und routiniert. Sie sind offen und bereit, sich in verwaltungsspezifische Systeme einzuarbeiten; idealerweise haben Sie bereits Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit dem Sitzungsmanagementsystem Session sowie dem Dokumentenmanagementsystem Enaio.
• Kompetenzen: Ihre ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein stets freundliches Auftreten zeichnen Sie aus. Sie handeln stets zuverlässig, loyal und diskret. Zudem bringen Sie ein hohes Maß an Organisationsgeschick, insbesondere bei der Einschätzung und Priorisierung anstehender Aufgaben sowie Belastbarkeit und Flexibilität hinsichtlich der Gestaltung der Arbeitszeit mit.

Ihre Bewerbung

Online über unser Bewerbungsportal oder postalisch an Stadt Karlsruhe, Hauptamt, 76124 Karlsruhe

Bewerbungsfrist: 20.11.2026 | Kennziffer: 001.26.001

Ansprechperson Auswahlverfahren: Elke Reidl, Personalstelle Hauptamt, Telefon 0721 133-1533, E-Mail: [[email protected]](mailto:[email protected])

Fachliche Ansprechperson: Ulrike Höltzel, Leiterin des Büros des Oberbürgermeisters, Telefon 0721 133-1014, E-Mail: [[email protected]](mailto:[email protected])