Projektassistenz (m/w/d)

TM Ausbau zählt zu den führenden Ausbauunternehmen Deutschlands. Seit mehr als 60 Jahren realisieren rund 330 Mitarbeitende anspruchsvolle Projekte im Innenausbau, Mieterausbau und Bauen im Bestand – von der Planung bis zur Umsetzung. Dabei verbindet das Unternehmen die Stabilität eines etablierten Mittelständlers mit kurzen Wegen, viel Eigenverantwortung und echter Leidenschaft für gute Bauprojekte.

Du sorgst gerne dafür, dass Projekte strukturiert vorankommen und auch bei vielen parallel laufenden Themen niemand den Überblick verliert? Als Projektassistenz bist Du die zentrale organisatorische Unterstützung der Projektleitung und hältst im Hintergrund die Fäden zusammen. Du koordinierst Abläufe, behältst Termine, Unterlagen und offene Punkte im Blick und stellst sicher, dass Informationen zur richtigen Zeit bei den richtigen Ansprechpartnern ankommen. Dabei arbeitest Du eng mit internen Fachbereichen, externen Projektbeteiligten und den Teams auf den Baustellen zusammen. Gesucht wird deshalb eine organisationsstarke Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt, vorausschauend agiert und mit ihrem Beitrag wesentlich zum Erfolg der Bauprojekte beiträgt.

Deine Aufgabe

• Organisatorische Unterstützung der Projektleitung bei der Koordination laufender Bauprojekte und spürbare Entlastung im Tagesgeschäft
• Organisation und Dokumentation von Projektbesprechungen, Terminen und offenen Punkten sowie Vorbereitung und Nachverfolgung von Projektthemen
• Erstellung, Pflege und Verwaltung von Projektunterlagen und Projektdokumentationen sowie Pflege von Terminplänen und Stammdaten
• Koordination der Zusammenarbeit zwischen internen Fachbereichen und externen Projektbeteiligten sowie Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses durch den Blick auf Fristen, Aufgaben und Projektstände
• Mitwirkung bei der Organisation des Baustellenalltags und Unterstützung bei administrativen Projektaufgaben
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Prüfung von Abrechnungen, idealerweise mit Erfahrung in der Rechnungsstellung und ­-bearbeitung

Dein Hintergrund

• Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung: Idealerweise erste Erfahrung in der Projektassistenz oder der Bauprojektabwicklung
• Organisationstalent: Strukturierte und organisierte Arbeitsweise mit sicherem Überblick, auch bei mehreren Projekten gleichzeitig
• Persönlichkeit: Zuverlässig, eigenverantwortlich und kommunikativ. Ein Teamplayer, der offen auf Menschen zugeht und gerne mit unterschiedlichen Ansprechpartnern zusammenarbeitet
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office und schnelle Einarbeitung in digitale Systeme