Mitarbeiter Büromanagement (m/w/d) in Teilzeit (Büroassistent/in)

Weitere Berufsbezeichnung:
Bürokaufmann/-frau (m/w/d); Mitarbeiter Büromanagement (m/w/d); Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d); Kaufmann/-frau für Bürokommunikation (m/w/d)

Stellenbeschreibung:
Mitarbeiter Büromanagement (m/w/d) in Teilzeit

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, organisierte und serviceorientierte Persönlichkeit für den Bereich Büromanagement (für ca.15 Stunden pro Woche).

Wir sind ein international tätiges Unternehmen mit flachen Hierarchien und einem kollegialen Miteinander. Freuen Sie sich auf abwechslungsreiche Aufgaben, eigenverantwortliches Arbeiten und ein Arbeitsumfeld, in dem gegenseitige Unterstützung und kurze Entscheidungswege selbstverständlich sind.

Ihre Aufgaben

Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten als Unterstützung für das Team:

- Betreuung der Telefonzentrale sowie Annahme und Weiterleitung von Gesprächen in deutscher und englischer Sprache
- Erfassung, Pflege und Dokumentation der Korrespondenz (Telefon, E-Mail und Post) im ERP-/CRM-System
- Bearbeitung des Post- sowie Warenein- und -ausgangs
- Erstellung und Bearbeitung von Versandpapieren, Lieferscheinen, Rechnungen sowie Zoll- und Ausfuhrdokumenten einschließlich Nachverfolgung, Dokumentation und Ablage
- Zusammenstellung und Organisation des Versands von Messeequipment für nationale und internationale Veranstaltungen
- Beschaffung von Büromaterial und Verbrauchsartikeln
- Verwaltung des Fuhrparks sowie Koordination externer Servicedienstleister
- Vorbereitung von Meetings sowie Planung und Betreuung von Kundenbesuchen
- Aktualisierung firmeninterner Handbücher, Anleitungen und Vorlagen

Ihr Profil

- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook)
- Kenntnisse im Bereich der Internetausfuhranmeldung (IAA Plus) sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung – eine entsprechende Einarbeitung bzw. Weiterbildung ist möglich.
- Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
- Organisationsgeschick sowie ein gutes Zeitmanagement
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Kommunikationsstärke und Serviceorientierung

Das bieten wir Ihnen:

- Einen sicheren und abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive sowie Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
- Strukturierte und umfangreiche Einarbeitung im Team
- Ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsklima in einem motivierten Team
- Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit leistungsgerechter Vergütung und attraktiven Entwicklungsmöglichkeiten in einem erfolgreich wachsenden Unternehmen

Außerdem profitieren Sie von:

- kostenfreien Parkplätzen direkt vor dem Gebäude
- ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplätzen
- kurzen Entscheidungswegen
- einem motivierten und hilfsbereiten Team
- gemeinsamen Firmenveranstaltungen
- einer internationalen Kundschaft, deren langjährige Zufriedenheit die Qualität unserer Arbeit bestätigt und uns jeden Tag aufs Neue motiviert.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Reklamationsbearbeitung, Sachbearbeitung, Verkauf, Vertrieb, Zahlungsverkehr, Dokumentensachbearbeitung (Außenhandel)
Erweiterte Kenntnisse: Postbearbeitung, Kundenberatung, -betreuung, Zollvorschriften, Zollabwicklung, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büromaterialverwaltung, Einkauf, Beschaffung, Versand, Warenannahme, Wareneingangskontrolle, Ausgangsrechnung bearbeiten
Zwingend erforderlich: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Terminplanung, -überwachung, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office)