Sekretär:in (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Die Medizinische Fakultät der Universität Leipzig gehört mit ihrer über 600jährigen Tradition zu den größten Forschungseinrichtungen der Region Leipzig. Mit über 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist sie die größte von insgesamt 14 Fakultäten der Universität Leipzig und dient als Ausbildungsstätte für ca. 3.500 Studierende der Human- und Zahnmedizin sowie der Pharmazie und Hebammenkunde.
Die Aufgaben

- selbständiges Führen des Institutssekretariats, Assistenz der Bereichs-Verantwortlichen in allen Belangen des Büromanagements
- verwaltungsseitige Betreuung der Studierenden aus den angebotenen Lehrveranstaltungen
- Wahrnehmen von Organisations- und Koordinierungsaufgaben, Vorbereiten von Terminen und Veranstaltungen
- Durchführen allgemeiner verwaltungstechnischer Arbeiten (z.B. Bearbeiten des Postein- und -ausgangs, Dokumentation von Unterlagen, Einrichten und Pflegen von Ablagesystemen sowie einschlägiger Datenbanken, interne Büroorganisation, Büromaterialwirtschaft, Abrechnungen von Haushalts- und Drittmitteln, Lektorstätigkeiten etc.)
- Bestellungen im Bereich Labor- und Apothekenbedarf, Bürobedarf, Ausstellungsbedarf
- Unterstützung bei der Ordnung, Systematisierung und Aufarbeitung der historischen Dia- und Bildersammlung (Dokumentationsprojekt) (Aufgabe im Sommersemester und nur nach Absprache)

Ihr Profil

- erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung oder entsprechende Erfahrungen
- Erfahrungen und Kenntnisse hinsichtlich verwaltungstechnischer Abläufe an der Medizinischen Fakultät und Universität
- sichere Beherrschung der Anwendungen aus dem Office-Paket (Word, Excel usw.) und der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
- sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und stilsichere Ausdrucksweise sowie gute Englischkenntnisse
- freundliches und aufgeschlossenes Auftreten sowie Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und eigenständiges Arbeiten

Einrichtung: Institute Medizinische Fakultät, Karl-Sudhoff-Institut für Geschichte der Medizin und der Naturwissenschaften
Anstellungsart: befristet mit Möglichkeit der Verlängerung längstens bis 31.12.2026
Arbeitsdauer: Teilzeit (30,00h)
Arbeitsbeginn: 01.09.2026
Vergütung: TV-L 6

- einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen (Mobile Arbeit)
- flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (MDV-JobTicket)