Sachbearbeiter*in in der Organisation & Kommunikation (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Wir sind ver.di!ver.di in Hamburg repräsentiert fast 88.000 Mitglieder aus einer Vielzahl von Berufsfeldern. Als größte Einzelgewerkschaft in Hamburg setzen wir uns sowohl in den Betrieben sowie Dienststellen als auch bei Tarifverhandlungen und gegenüber der Politik für die Interessen unserer Mitglieder ein.Unsere MissionWir setzen uns konsequent für menschenwürdige Arbeits- und Lebensbedingungen, finanzielle Sicherheit und gesellschaftliche Teilhabe ein. Wir organisieren solidarisches Handeln, um uns Gemeinsam für eine gerechtere (Arbeits-) Welt einzusetzen. (weitere Informationen über www.hamburg.verdi.de)Im Landesbezirk Hamburg, bezirklicher Erstkontakt, ist ab sofort eine 0,7-Teilzeitstelle als Sachbearbeiter*in in der Organisation & Kommunikation unbefristet zu besetzen.Im ver.di Landesbezirk Hamburg gibt es für Mitglieder die persönlich im Gewerkschaftshaus mit einem Anliegen erscheinen sowie für weitere Tätigkeiten der individuellen Mitgliederarbeit einen Empfang für den gesamten Landesbezirk. Dieser nimmt die Anliegen von persönlich erscheinenden Mitgliedern auf und erledigt, wenn möglich, diese selbst (Standard-MIBS-Aufgaben). Darüber hinaus werden auch Anliegen von Mitgliedern in die Fachbereiche (KBTA) und in das Team Beratung und Recht (IMA) weitergeleitet.Als Teammitglied bist du zuständig für:- Abschließende Anliegenklärung und Auskunft sämtlicher Mitgliederanliegen die persönlich eingehen- Abgleich und Änderung der Kontaktdaten und weiterer Daten des Mitglieds in MBM und MIBS vornehmen,- Abfragen von Beratungsbedarf seitens der Mitglieder,- Erteilen von Auskünften (z. B. zu Leistungen, Tarifverträgen, Mitmachmöglichkeiten),- Recherchetätigkeiten (z. B. Tarife, Informationsmaterial oder Veranstaltungen finden),- Den Versand von Materialien anstoßen bzw. Materialien aushändigen,- Bei Bedarf interne Rücksprache halten (z. B. mit Fachbereich bei Tarifauskünften oder mit dem Team Beratung & Recht bei Beratungstermine- Änderung und Pflege von Mitgliedsdaten in MIBS und MBM- Administrative Bearbeitung von Mitgliederleitungen, darunter z.Zt. - Treuegeld,- Grabpflege,- Überweisungskontrolle,- ISIC- Weiterleitung von Anliegen an den*die richtige Ansprechpartner*in der Teams „Beratung & Recht“, an den Fachbereich oder an den Landesbezirk- Koordination bzw. Weiterleitung/Vermittlung von Beratungsterminen,- Betreuung des zentralen Empfangs und der bezirklichen Telefonnummer und Mailadresse.- Im Zusammengang mit den zuvor beschriebenen Aufgaben auch allgemeine büroverwaltende Tätigkeiten, u. a.: Wiedervorlagen, Ablage, Auswertungen, Kopieren, Materialbestellung, Versand von Informationsmaterial.Die Anwendung gängiger Microsoft-Programme (Word, Excel, Outlook) wird vorausgesetzt.Das bringst du mit:- Gute methodische, soziale und informationstechnische Kenntnisse sind notwendig und die Anwendung gängiger Microsoft-Programme (Word, Excel, Outlook) werden vorausgesetzt.- Fachkenntnisse und Fertigkeiten: Sehr gute Fachkenntnisse und Fertigkeiten, erworben durch abgeschlossene Berufsausbildung von mindestens 3 Jahren oder vergleichbare Berufserfahrungen- Fachliche Erfahrung in der Praxis3 – 5 Jahre Berufserfahrung- Methodisches Können Grundlegende methodische Fähigkeiten, bezogen auf Planung, Organisation und Koordination der Arbeit- Informationstechnische Kenntnisse:gute Kenntnisse verschiedener Soft- und Hardware - Anforderungen an soziale Fähigkeiten Kommunikationsfähigkeit Einfühlungsvermögen in Kommunikationspartner, Vermittlung einfacher fachlicher Inhalte, die sich auf die Beantwortung routinemäßiger Einzelfragen beschränken- Kooperationsfähigkeit Grundlegende Fähigkeiten für eine konstruktive Zusammenarbeit im Arbeitsalltag - Kritik- und Kontaktfähigkeit Gute Fähigkeit, auf Kritik angemessen zu reagieren und Konflikte im Arbeitsalltag qualifiziert zu bearbeiten - Die Bereitschaft zur Fort- und WeiterbildungDas bieten wir an:- Gute Arbeit in einer sinnstiftenden Organisation- Einen sicheren und unbefristeten Job- Ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team- Gute Arbeitsbedingungen zum Ausgleich zwischen Beruf und Privatleben- Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitkonto- Konkurrenzfähige Tarifvergütung mit 13 Monatsgehalt und Urlaubsgeld- 33 Tage Urlaub im Jahr- Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm- Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge- Sozial- und Vorsorgeleistung - Zuschuss zum HVV-/DeutschlandticketWeitere Informationen zu den Arbeitsbedingungen bei ver.di findest Du unter: https://www.verdi.de/ueber-uns/karriere-bei-ver-di/++co++7eb83250-0ea6-11ef-a9f6-49a8b819d598 (https://www.verdi.de/ueber-uns/karriere-bei-ver-di/++co++7eb83250-0ea6-11ef-a9f6-49a8b819d598)Ergänzende Informationen:Nur schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte PersonenAnforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Präsentationsunterlagen erstellen, Ausgangsrechnung bearbeiten, MS Windows SharePoint Services, Notizprogramm OneNote (MS Office)Erweiterte Kenntnisse: Textverarbeitung, Kommunikationssoftware WebEx, Büromanagement, Kundenberatung, -betreuungZwingend erforderlich: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Postbearbeitung, Eingangsrechnung (bearbeiten etc.), E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office)