Büro- und Verwaltungskoordination mit Rezeptionsaufgaben

Das Waldhotel Bächlein ist ein familiengeführtes Hotel mit Restaurant in Mitwitz. Für unsere Verwaltung suchen wir eine verantwortungsbewusste Persönlichkeit mit kaufmännischen Kenntnissen, Organisationstalent und Freude am Kontakt mit Gästen.

Der Schwerpunkt der Stelle liegt auf der zuverlässigen und eigenständigen Erledigung der laufenden Verwaltungsaufgaben. Ergänzend übernehmen Sie Rezeptionsdienste am Vormittag und arbeiten unmittelbar mit dem Inhaber zusammen. Die Position umfasst organisatorische Aufgaben im Personalbereich, jedoch keine Personalführungsverantwortung. Nach der Einarbeitung werden Sie Vorgänge innerhalb Ihres Aufgabenbereichs selbstständig bearbeiten, Fristen verfolgen und Aufgaben bis zum Abschluss betreuen.

Ihre Aufgaben

• Büroorganisation und Dokumentenverwaltung
• Posteingang und administrative Korrespondenz bearbeiten.
• Für vollständige Unterlagen und verlässliche Verwaltungsabläufe sorgen.
• Vorbereitende Buchhaltung und Zahlungsabwicklung
• Rechnungen und Belege zusammentragen, auf Vollständigkeit prüfen und fehlende Dokumente anfordern.
• Rechnungsvorgänge bearbeiten und Zahlungen im Rahmen der jeweils übertragenen Befugnisse vorbereiten beziehungsweise ausführen.
• Eigenständige Buchungen gehören nicht zum vorgesehenen Aufgabenbereich.
• Personalorganisation und Vorbereitung der Lohnabrechnung
• Die für die Lohnabrechnung erforderlichen Stundenangaben einzelner Mitarbeitender zusammentragen und übertragen.
• Organisatorische Abstimmungen im Personalbereich unterstützen.
• Perspektivische Dienstplanprüfung und Freigabe
• Nach gründlicher Einarbeitung ist vorgesehen, Ihnen die Prüfung und finale Freigabe der von den Abteilungsleitungen vorbereiteten Dienstpläne zu übertragen. Dazu gehört, erforderliche Anpassungen mit den zuständigen Abteilungen abzustimmen. Eine Personalführungsfunktion ist damit nicht verbunden.
• Rezeptionsaufgaben
• Gäste empfangen, betreuen und verabschieden.
• Telefonische Anfragen und anfallende Gästeanliegen bearbeiten.

Ergänzende kaufmännische Aufgaben

Wenn die laufenden Verwaltungs- und Rezeptionsaufgaben zuverlässig abgedeckt sind, unterstützen Sie bei weiteren kaufmännischen Themen. Dazu gehören beispielsweise die Recherche neuer Reiseveranstalter und möglicher Vertriebspartner sowie die Aufbereitung entsprechender Informationen für den Inhaber.

Ihr Profil

• Eine kaufmännische oder hotelfachliche Ausbildung beziehungsweise vergleichbare berufliche Kenntnisse mit einschlägiger Praxis.
• Kenntnisse in Büroorganisation und vorbereitender Buchhaltung.
• Sicherer Umgang mit digitalen Dokumenten, E-Mail und gängigen Büroanwendungen.
• Eine selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise und die Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren.
• Verantwortungsbewusstsein und Diskretion beim Umgang mit Geschäfts- und Personaldaten.
• Freundliches und verbindliches Auftreten gegenüber Gästen, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern.
• Deutschkenntnisse, die eine sichere Gästebetreuung und kaufmännische Korrespondenz ermöglichen.

Erfahrung in Hotellerie, Rezeption oder Dienstplankoordination ist von Vorteil. Kenntnisse unserer Programme Mews, Gastware und PISA sind willkommen, werden jedoch nicht in allen drei Systemen vorausgesetzt.

Arbeitsorganisation und Einarbeitung

Am Vormittag verbinden Sie Rezeptionsdienst mit geeigneten Verwaltungsaufgaben. Die geplante Rezeptionsschließzeit von 12:00 bis 14:00 Uhr schafft Raum für konzentrierte Büroarbeit und Ihre persönliche Ruhepause von 30 Minuten. Ab 14:00 Uhr übernimmt die vorhandene Rezeptionskraft oder der Inhaber den Empfang. Damit steht die letzte Stunde für weitere Verwaltungsarbeit und die Übergabe zur Verfügung.

Aufgaben und Entscheidungsbefugnisse werden schrittweise übertragen. In der Anfangsphase erfolgt eine enge Abstimmung mit dem Inhaber. Mit zunehmender Erfahrung und Sicherheit in den betrieblichen Abläufen wird der eigenständige Entscheidungsspielraum erweitert.

Was die Stelle bietet

• Planbare Einsatzzeiten von Montag bis Freitag bei 35 Std./Woche (inkl. bezahlter Pausen)
• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.
• Einen eigenständigen Aufgabenbereich mit Schwerpunkt Verwaltung.
• Eine abwechslungsreiche Verbindung von kaufmännischer Arbeit und Gästekontakt.
• Direkte Abstimmungswege mit dem Inhaber.
• Die Möglichkeit, Verwaltungsabläufe mitzugestalten.
• Eine schrittweise Einarbeitung und Übernahme von Verantwortung.
• 3.000,- bis 3.500,- Euro brutto monatlich bei zwölf Monatsgehältern, abhängig von Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung

Bewerbung und weiteres Vorgehen

Ansprechpartner ist Georg Jung, Inhaber des Waldhotels Bächlein. Legen Sie Ihrer Bewerbung einen Lebenslauf, relevante Qualifikationsnachweise bei und ergänzen Sie Ihr Anschreiben um die Angabe des möglichen Eintrittstermins und den gewünschten Arbeitszeitumfang.