Complaint Intake Analyst (m/w/d)

Für unseren Kunden in Ludwigshafen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Complaint Intake Analyst (m/w/d)

Aufgabengebiet

• Entgegennahme und Erfassung von Produktreklamationen per Telefon und E-Mail in den entsprechenden Reklamationsmanagementsystemen
• Erste Prüfung, Bewertung und Kategorisierung eingehender Reklamationen sowie Zuordnung der entsprechenden Reklamationscodes
• Sicherstellung der Vollständigkeit und Richtigkeit aller relevanten Kunden- und Reklamationsdaten
• Übersetzung von Reklamationsinformationen aus der jeweiligen Landessprache ins Englische bei Bedarf
• Einholung fehlender Informationen sowie Durchführung erforderlicher Rückfragen und Nachverfolgungsmaßnahmen
• Koordination der Rücksendung von Reklamationsmustern und Kommunikation der Untersuchungsergebnisse bei Bedarf
• Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden und Vertriebspartnern im Rahmen der Reklamationsbearbeitung
• Enge Abstimmung mit nationalen und internationalen Fachabteilungen, insbesondere Qualitätssicherung (CQA), Medical Information, Regulatory Affairs und Pharmakovigilanz
• Bearbeitung und Unterstützung bei komplexen beziehungsweise eskalierten Reklamationsfällen
• Übernahme einer fachlichen Expertenfunktion für bestimmte Produkte bei Bedarf
• Prüfung und Koordination von Ersatzlieferungen, Gutschriften und Gewährleistungsansprüchen gemäß den geltenden Vorgaben
• Zusammenarbeit mit lokalen Qualitätssicherungsabteilungen bei Übersetzungen und Kommunikationsprozessen
• Unterstützung bei Projekten zur Prozessoptimierung sowie bei der Überprüfung von Dokumentationen und Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
• Mitwirkung bei Audits und Inspektionen
• Bei Bedarf Bewertung meldepflichtiger Vorkommnisse sowie Erstellung und Übersetzung entsprechender Vigilanzmeldungen zur Einreichung bei den zuständigen Gesundheitsbehörden

Anforderungen

• Abgeschlossene Schulausbildung oder vergleichbarer Abschluss
• Wünschenswert ist eine weiterführende Ausbildung beziehungsweise ein mindestens zweijähriger berufsqualifizierender Abschluss
• Berufserfahrung im Qualitätsmanagement oder in der Kundenbetreuung, vorzugsweise im Gesundheitswesen oder pharmazeutischen Umfeld
• Kenntnisse pharmazeutischer, biologischer oder medizintechnischer Produkte sowie der zugehörigen Prozesse, Geräte und Betriebsabläufe
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Analytisches Denkvermögen und kritisches Urteilsvermögen
• Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement
• Sicherer Umgang mit dem Computer und die Fähigkeit, sich schnell in unterschiedliche Softwaresysteme einzuarbeiten
• Gute Deutsch-, Englisch- und Dänischkenntnisse sind notwendig

Unsere Leistungen:

• Vergütung nach GVP-Tarifvertrag
• Einsatzbedingte Zulagen möglich
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Arbeitszeitkonto auf Wunsch erst ab der 41. Wochenarbeitsstunde
• Dauerhaft Einsätze – keine Tageseinsätze
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• Übernahmeoption bei unseren Kunden
• Intensive Betreuung / Beratung bei der beruflichen Weiterentwicklung