Assistenz Vertragsmanagement & Legal (all genders)

Du suchst Abwechslung statt Alltagsroutine? Ein sicheres Arbeitsumfeld, das sich durch flexible Arbeitszeiten, interessante Perspektiven und flache Hierarchien auszeichnet? Du arbeitest gern strukturiert, hast ein Auge für Fristen und Dokumente und möchtest in einem Bereich mitarbeiten, in dem Verträge, Gesellschaftsrecht und Organisation zusammenlaufen? Dann unterstütze unser Legal-Team bei allen administrativen und organisatorischen Themen und werde Teil unseres Teams. Unsere Software hilft Versicherungen in mehr als 30 Ländern dabei, die Verträge ihrer Kunden problemlos zu verwalten. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter.

Deine Aufgaben

• Du pflegst die Ablage der Vertragsdokumente elektronisch sowie manuell und übernimmst die Datenpflege und Verwaltung, insbesondere der Kundenverträge und der gesellschaftsrechtlichen Dokumente
• Du unterstützt bei der Archivierung der Vertragsoriginale unserer Kunden in unserem Dokumentenmanagementsystem enaio und wirkst bei Software- und Quellcode-Hinterlegungen (Escrow) mit
• Du organisierst und bereitest Notartermine vor, unterstützt bei den notariellen Handelsregister-Anmeldungen und arbeitest bei weiteren gesellschaftsrechtlichen Angelegenheiten wie Gesellschafterbeschlüssen mit, inklusive der zugehörigen Ablage
• Du unterstützt im Themenfeld Versicherungen, führst die Korrespondenz mit Maklern, prüfst Policen und Prämienrechnungen vor, überwachst und steuerst die Jahresmeldungen und pflegst die zugehörige Dokumentenablage
• Du koordinierst eigenständig Termine, organisierst Besprechungen und bereitest Präsentationsunterlagen vor
• Du übernimmst die Büroorganisation und die Sekretariatsaufgaben inklusive Reiseplanung und Reisekostenabrechnung sowie den allgemeinen Schriftverkehr für den Bereich Legal

Deine Qualifikation

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Rechtsantwalts- und Notarfachangestellte (all genders) oder Kaufmann (all genders) für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise bringst Du erste Erfahrung im administrativen Assistenzbereich sowie im Vertragsmanagement mit
• Deine Kenntnisse im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen wie bspw. enaio sind von Vorteil
• Gute Kenntnisse in den gängigen MS Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Du bringst eine ausgeprägte Team- und Kundenorientierung, Selbständigkeit und ein sicheres Auftreten, einen offener Umgang mit Menschen sowie ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit in Verbindung mit sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen mit
• Deine strukturierte, analytische und eigenverantwortliche Arbeitsweise runden Dein Profil ab

Dein Start bei uns

• Wir begleiten Deinen Start mit einem mehrtägigen Onboarding-Programm in den ersten Monaten. Zusätzlich steht ein Ansprechperson aus dem Fachbereich während Deiner Einarbeitungszeit für alle Deine Fragen zur Verfügung.
• Wir legen Wert auf flexible Arbeitszeitmodelle und individuelle Lösungen, weshalb wir diese Position in Teilzeit anbieten. Gib in Deiner Bewerbung gern an, in welchem Umfang Du bei uns starten möchtest (20h-30h pro Woche).
• Zusätzlich zu unseren Sozialleistungen erwartet Dich ein Gehalt innerhalb der o.g. Spanne für eine Vollzeitstelle (brutto pro Jahr inklusive eines variablen Anteils).
• Zudem ermöglichen wir die mobile Arbeit von zu Hause mit Hilfe einer sehr guten technischen Ausstattung, sodass wir situationsabhängig sowohl an unseren Standorten vor Ort als auch von zu Hause arbeiten können (ca. 50% Homeoffice).

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Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Dein Kontakt bei Rückfragen:

Frau Sabrina Rigon

Tel.: +49 711 94958-0

E-Mail: [email protected]

Referenznummer: 0602-C

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