Office Manager & Facility Coordinator (m/w/d) in Vollzeit & Präsenz

Die Stelle Die Biofidus GmbH in Bielefeld ist ein wachsender

analytischer Dienstleister und ein Teil der Midas Pharma Gruppe.

Unseren Kunden, die hauptsächlich aus dem biotechnologischen und

pharmazeutischen Bereich stammen, bieten wir verschiedenste Methoden

zur Analytik und Charakterisierung von Proteinen und kleinen

Molekülen. Ziel der Analysen ist unter anderem eine Unterstützung

der Kunden bei der Entwicklung von neuen proteinbasierten

Medikamenten. Das zeichnet dich aus Du verstehst dich als zentrale

organisatorische Schnittstelle des Unternehmens. Du schaffst Struktur,

koordinierst unterschiedliche Ansprechpartner und sorgst dafür, dass

tägliche Abläufe zuverlässig funktionieren. Du wartest nicht

darauf, dass Aufgaben mehrfach an dich herangetragen werden.

Stattdessen übernimmst Du Verantwortung, verfolgst offene Themen

konsequent nach und stellst sicher, dass vereinbarte Maßnahmen und

Termine nicht aus dem Blick geraten. Ein abwechslungsreicher

Arbeitstag mit Telefonaten, Besucher:Innen, Lieferungen, Bestellungen,

Dienstleister:Innen, Handwerker:Innen und kurzfristigen

organisatorischen Anforderungen bringt dich nicht aus der Ruhe. Du

setzt Prioritäten, kommunizierst professionell mit unterschiedlichen

Ansprechpartner:Innen und behältst auch in anspruchsvollen

Situationen den Überblick. Du arbeitest gerne eigenverantwortlich,

siehst dich gleichzeitig aber als unterstützende Servicefunktion für

das gesamte Unternehmen. Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir dich

schnellstmöglich. Office Manager & Facility Coordinator (m/w/d) in

Vollzeit & Präsenz Deine Aufgaben bei uns: Empfang & Kommunikation

Freundlicher Empfang und Betreuung von Gästen, Bewerber:Innen,

Techniker:Innen und Dienstleister:Innen Telefonzentrale sowie

Bearbeitung eingehender Anfragen Termin- und Raumkoordination

Bearbeitung von Cateringanfragen und Organisation von Bewirtungen

Annahme und Verwaltung von Paketen und Postsendungen Organisation des

Briefversands Office Management & Versorgung Onboarding neuer

MitarbeiterInnen (Büroplatzorganisation, IT-Bestellung etc.) Pflege

gemeinsamer Kalender & Terminübersichten Verantwortung für einen

gepflegten und funktionierenden Küchenbereich Verwaltung und

Bestellung von Laborbedarf und Verbrauchsmaterialien Buchung von

Geschäftsreisen Schnittstelle zur Rechnungs- und Personalabteilung

Gebäudeorganisation Ansprechpartner:In für gebäudebezogene Themen

Koordination von Handwerksbetrieben, Dienstleister:Innen (Wartungen/

Reparaturen) Interne Kommunikation und Information über geplante

Termine Nachverfolgung von Instandhaltungsmaßnahmen Unterstützung

bei der Sicherstellung eines reibungslosen Gebäudebetriebs

Küchenorganisation, Blumen- und Balkonpflege Event- &

Veranstaltungsorganisation Planung und Organisation interner

Veranstaltungen und Firmenevents Unterstützung bei Meetings,

Workshops und Besuchsterminen Koordination externer

Dienstleister:Innen und Lieferant:Innen Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare

Qualifikation, idealerweise ergänzt durch Berufserfahrung in einem

technisch-, naturwissenschaftlichen oder labornahen Umfeld

Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung am Empfang, im

Assistenzbereich oder Office Management Freundliches,

serviceorientiertes und professionelles Auftreten Sehr gute

Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten Selbstständige und

strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch Sicherer

Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen Hands-on-Mentalität

und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben Sehr gute Deutsch- und

Englischkenntnisse in Wort & Schrift Was bieten wir? Ein spannendes,

vielseitiges Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen

Entscheidungswegen Ein wertschätzendes Teamklima mit viel Raum für

Eigeninitiative 30 Tage Urlaub plus Sonderurlaub, flexible

Arbeitszeitmodelle Krankenzusatzversicherung und eine steuerfreie

Sachzulage, JobRad Leasing Gute Verkehrsanbindung und kostenlose

Parkplätze Einen sicheren Arbeitsplatz mit Entwicklungsperspektiven

in einem wachsenden Unternehmen