Teamassistent:in / Back Office (w/m/d) IT-Lizenzmanagement

Teamassistenz / Back Office (w/m/d) IT-Lizenzmanagement

Im Rahmen einer Expertenüberlassung suchen wir für unseren Kunden, einen IT-Dienstleister der öffentlichen Verwaltung aus Stuttgart, eine Teamassistenz / Back Office Management (w/m/d) für das Team IT-Lizenzmanagement. Du hältst dem Team organisatorisch den Rücken frei, von Postfach und Tickets über Termine und Veranstaltungen bis zu Verträgen und Datenpflege. Damit bist du die zentrale Anlaufstelle für Kolleginnen und Kollegen, andere Abteilungen und externe Dienstleister.

Was diese Rolle ausmacht

Du bist hier weder nur für Termine zuständig, noch arbeitest du nur Vorgänge ab. Du organisierst eigenverantwortlich, behältst offene Punkte im Blick und fasst nach, bis sie erledigt sind. Du schreibst Vorlagen und Protokolle so, dass Führungskräfte direkt damit arbeiten können. Und du sorgst dafür, dass Daten, Verträge und Intranet-Inhalte des Lizenzmanagements stimmen.

Deine Aufgaben

• Du verwaltest das zentrale E-Mail-Postfach des Teams eigenverantwortlich und organisierst, kategorisierst, verteilst und bearbeitest IT-Tickets im internen Ticketsystem.
• Du übernimmst das Termin- und Veranstaltungsmanagement mit Vor- und Nachbereitung, Raumorganisation sowie Empfang und Betreuung von Gästen, und du verfolgst offene Punkte proaktiv nach.
• Du erstellst Entscheidungsvorlagen, Protokolle, Sachstandsberichte und Vermerke.
• Du verwaltest die Verträge externer Dienstleister einschließlich Reporting und verantwortest die Datenpflege im zentralen Lizenzmanagement-Tool.
• Du betreust den Intranet-Auftritt des Teams und pflegst Lizenzmanagement-Beiträge in verlinkten Portalen.
• Du koordinierst die digitale und nicht-digitale Schriftgutverwaltung zwischen den Abteilungen, legst Dokumente persönlich zur Unterschrift vor und unterstützt bei Projekt- und Organisationsaufgaben.

Dein Profil

• Du verfügst über ein abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftsinformatik oder einer vergleichbaren Fachrichtung, alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige einschlägige Berufserfahrung.
• Du bringst mehrjährige Erfahrung im Back Office, Büromanagement oder in einer vergleichbaren Tätigkeit mit.
• Du verfügst über fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse auf C2-Niveau und kommunizierst adressatengerecht über alle Hierarchieebenen, arbeitest eigeninitiativ, strukturiert und hast Durchsetzungsvermögen.
• Idealerweise konntest du bereits Berufserfahrung bei einem IT-Dienstleister sammeln.
• Von Vorteil sind Erfahrungen mit Ticketsystemen, in der Pflege von Inhalten in einem Content-Management-System wie TYPO3 oder WordPress sowie mit E-Signatur-Tools.

Rahmenbedingungen

• Start: 01.01.2027
• Einsatzort: Stuttgart
• Arbeitsweise: hybrid, bis zu 80 % mobiles Arbeiten möglich
• Auslastung: 100%; 39,5 Stunden pro Woche
• Vergütung: angelehnt an TV-L EG 10, je nach Erfahrungsstufe

Der Einsatz erfolgt in Arbeitnehmerüberlassung für eine Laufzeit von 18 Monaten.

Interesse?

Wir freuen uns auf deine vollständigen Bewerbungsunterlagen, bevorzugt per Mail an [email protected]

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