Leitender Mitarbeiter Organisation & interne Prozesse (m/w/d)

Über uns

Wir sind ein inhabergeführtes, familiäres Unternehmen mit knapp 12 Mitarbeitenden. Bei uns übernehmen Sie keine anonyme Fachabteilungsrolle, sondern gestalten aktiv die Organisation, Abläufe und digitale Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort einen erfahrenen und strukturierten leitenden Mitarbeiter (m/w/d) für interne Prozesse, kaufmännische Software und das Ticketsystem.

Ihre Aufgaben

• Analyse, Dokumentation und kontinuierliche Verbesserung interner Abläufe und Prozesse
• Betreuung, Administration und Weiterentwicklung unserer kaufmännischen Software
• Verantwortung für das interne Ticketsystem: Einrichtung, Prozesse, Kategorien, Berechtigungen, Auswertungen und Nutzerbetreuung
• Steuerung und Koordination von Aufgaben, Zuständigkeiten und Terminen im Team
• Erstellung und Pflege von Prozessaufstellungen, Arbeitsanweisungen, Checklisten und Dokumentationen
• Unterstützung der Geschäftsführung bei der Organisation und Optimierung betrieblicher Abläufe
• Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, IT und externen Dienstleistern
• Mitwirkung bei der Einführung neuer Tools, Workflows und Digitalisierungsmaßnahmen
• Sicherstellung eines strukturierten On- und Offboardings sowie eines transparenten Wissensmanagements

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in Organisation, Operations, Prozessmanagement, Backoffice oder einer vergleichbaren Funktion
• Erfahrung mit kaufmännischer Software, ERP-, CRM- oder Warenwirtschaftssystemen
• Sicherer Umgang mit Ticketsystemen und der Erstellung von Workflows, Reports und Auswertungen
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel
• Ausgeprägte analytische, organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Freude daran, Strukturen zu schaffen, ohne die persönliche Zusammenarbeit aus den Augen zu verlieren
• Erfahrung in der Anleitung oder Koordination von Mitarbeitenden ist wünschenswert
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• Eine Schlüsselposition mit hoher Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Direkten Draht zur Geschäftsführung und kurzen Abstimmungswegen
• Ein familiäres Team mit rund 12 Mitarbeitenden
• Vielfältige Aufgaben an der Schnittstelle von Organisation, IT und kaufmännischen Prozessen
• Einen unbefristeten Arbeitsplatz in Mainz
• Eine faire Vergütung sowie individuelle Entwicklungsmöglichkeiten