Mitarbeiter/in Planung – Kundendienst & Service (m/w/d)

Zielsetzung der Stelle:

Der Stelleninhaber ist verantwortlich für die organisatorische und technische Planung sowie Koordination unserer Kundendienst- und Serviceaufträge.

Ziel ist eine schnelle, zuverlässige und kundenorientierte Bearbeitung eingehender Anfragen sowie eine optimale Vorbereitung unserer Servicemonteure.

Die Stelle bildet eine wichtige Schnittstelle zwischen Kunden, Monteuren, Projektleitung, Büro und Materialbeschaffung.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

Kundendienst & Kundenbetreuung

• Annahme und Bearbeitung von Kundenanfragen und Serviceaufträgen
• Telefonische und schriftliche Betreuung unserer Kunden
• Klärung des Kundenanliegens und Aufnahme der erforderlichen Informationen
• Einschätzung der Dringlichkeit von Störungen und Serviceeinsätzen
• Terminvereinbarung und Abstimmung mit Kunden
• Ansprechpartner für Kunden während der Auftragsabwicklung
• Nachverfolgung offener Kundenanfragen und Aufträge
• Freundliches, verbindliches und lösungsorientiertes Auftreten gegenüber unseren Kunden

Planung & Arbeitsvorbereitung

• Planung und Vorbereitung von Kundendienst- und Serviceeinsätzen
• Prüfung der technischen Anforderungen eines Auftrags
• Zusammenstellung der notwendigen Informationen und Unterlagen für den Monteur
• Planung des benötigten Materials
• Veranlassung von Materialbestellungen bzw. Materialbereitstellungen
• Erstellung und Vorbereitung kleinerer Angebote und Kostenschätzungen
• Erkennen von notwendigen Zusatz-, Regie- und Nachtragsarbeiten
• Vorbereitung abrechnungsfähiger Unterlagen

Disposition & Koordination

• Planung und Koordination der Service- und Kundendienstmonteure
• Abstimmung von Terminen und Prioritäten
• Koordination kurzfristiger Störungs- und Reparatureinsätze
• Abstimmung mit anderen internen Bereichen
• Überwachung offener Aufträge und Termine
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Kunde, Büro und Monteur

Dokumentation & Nachbearbeitung

• Pflege und Aktualisierung der Auftragsdaten
• Prüfung der Rückmeldungen und Dokumentationen der Monteure
• Kontrolle auf Vollständigkeit der für die Abrechnung notwendigen Unterlagen
• Nachhalten noch offener Leistungen
• Unterstützung bei der Erstellung von Revisions- und Kundendokumentationen

Fachliche Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Berufsausbildung
• Berufserfahrung in der Elektrobranche ist von Vorteil
• Technisches Verständnis für Elektroinstallationen und elektrotechnische Anlagen
• Erfahrung im Kundendienst, Service, in der Arbeitsvorbereitung oder technischen Auftragsbearbeitung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Auftrags- und Planungssystemen

Besonders wichtig ist uns:

Auch Bewerber/innen (m/w/d) mit kaufmännischem Hintergrund sind interessant, wenn bereits Erfahrung in einem Elektrofachbetrieb, Elektrogroßhandel, technischen Kundendienst oder vergleichbaren technischen Umfeld vorhanden ist.

Persönliche Anforderungen

• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Technisches Verständnis
• Selbstständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten
• Gute Kommunikationsfähigkeit
• Freundliches und sicheres Auftreten
• Teamfähigkeit
• Zuverlässigkeit
• Belastbarkeit, auch bei kurzfristigen Kunden- und Störungsanfragen
• Fähigkeit, Aufgaben nach Dringlichkeit zu priorisieren
• Kostenbewusstes und wirtschaftliches Denken

Schnittstellen

Enge Zusammenarbeit insbesondere mit:

• Geschäftsleitung
• Technischer Leitung
• Projektleitung
• Kundendienst- und Servicemonteuren
• Verwaltung und Abrechnung
• Einkauf und Materialbeschaffung
• Kunden
• Lieferanten und Großhandel

Verantwortung

Der Stelleninhaber trägt in seinem Aufgabenbereich Verantwortung für:

• eine zuverlässige und kundenorientierte Auftragsbearbeitung
• eine wirtschaftliche Einsatzplanung
• eine vollständige Arbeitsvorbereitung
• die rechtzeitige Bereitstellung von Informationen und Material
• die Einhaltung vereinbarter Kundentermine
• die vollständige Dokumentation der Serviceaufträge
• die zeitnahe Weitergabe wichtiger Informationen
• Qualität und Kundenzufriedenheit

Ideales Bewerberprofil:

Ideal für diese Position ist eine organisationsstarke und kundenorientierte Persönlichkeit, die gerne telefoniert, plant und koordiniert und gleichzeitig ein gutes technisches Verständnis mitbringt.

Erfahrung in der Elektrobranche ist ein klarer Vorteil, da dadurch Kundenanfragen, Störungen, Materialbedarf und der erforderliche Arbeitsumfang schneller und sicherer eingeschätzt werden können.

Gesucht wird weniger ein reiner Sachbearbeiter, sondern vielmehr eine zentrale Schnittstelle für Planung, Kundendienst und Service, die dafür sorgt, dass der Kunde eine schnelle Rückmeldung erhält und unsere Monteure optimal vorbereitet zum Einsatz fahren.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!