Projektassistenz / Kaufmännische Projektkoordination (m/w/d) – Teilzeit (30 Stunden pro Woche)

Unser Ingenieurbüro beschäftigt sich mit der Untersuchung, Bewertung und Diagnostik von Bauwerken.

Damit unsere Ingenieure sich auf ihre fachlichen Aufgaben konzentrieren können, suchen wir eine engagierte Projektassistenz, die uns bei der kaufmännischen und organisatorischen Abwicklung unserer Projekte unterstützt.

Du arbeitest eng mit unseren Ingenieuren und Projektleitern zusammen, behältst Termine und offene Aufgaben im Blick und sorgst dafür, dass von der ersten Kundenanfrage bis zur Rechnungsstellung alles gut organisiert ist.

Deine Aufgaben

Angebotswesen und Kundenanfragen

• Eingehende Kundenanfragen erfassen, strukturieren und verwalten
• Unsere Ingenieure bei der Erstellung und Ausarbeitung von Angeboten unterstützen
• Angebotsübersichten pflegen und den jeweiligen Bearbeitungsstand nachhalten
• Darauf achten, dass offene Angebote termingerecht fertiggestellt und versendet werden

Projektorganisation

• Neue Projekte digital anlegen und die zugehörigen Unterlagen strukturiert ablegen
• Pläne und Projektdokumente aufbereiten, sortieren und in unseren Systemen hinterlegen
• Ortstermine und Besprechungen mit Auftraggebern und Projektbeteiligten koordinieren
• Projektbezogene Übersichten und organisatorische Unterlagen erstellen und pflegen

Rechnungsstellung und kaufmännische Projektabwicklung

• Projektbezogene Ausgangsrechnungen auf Grundlage der Vorgaben unserer Projektleiter erstellen
• Abrechnungsstände und Rechnungsübersichten pflegen
• Die Projektleiter bei der Vorbereitung und Nachverfolgung der Abrechnung unterstützen

Berichte und Dokumentation

• Technische Berichte auf Rechtschreibung, Formatierung, Vollständigkeit und einheitliche Gestaltung prüfen
• Berichte für die endgültige Ausgabe vorbereiten
• Bei der Erstellung, Zusammenstellung und Formatierung von Anlagen unterstützen
• Fotos, Pläne und weitere Dokumente nach Vorgabe in Berichte und Anlagen einarbeiten

Allgemeine Unterstützung

• Organisatorische Unterstützung unserer Projektleiter im Tagesgeschäft
• Telefonische Betreuung unserer Zentrale in Vertretung des Sekretariats

Das bringst du mit

• Idealerweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung in der Büro- bzw. Projektorganisation
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Sicherheit im Umgang mit digitalen Dokumenten und strukturierten Ablagesystemen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine sorgfältige, selbstständige und gut organisierte Arbeitsweise
• Freude daran, mit mehreren Projekten und unterschiedlichen Ansprechpartnern gleichzeitig zu arbeiten
• Eigeninitiative und die Fähigkeit, offene Aufgaben und Termine selbstständig nachzuhalten

Erfahrung in einem Ingenieur-, Architektur- oder Planungsbüro ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

Das bieten wir dir

• Eine unbefristete Teilzeitstelle mit 30 Wochenstunden
• Planbare, wechselnde Arbeitszeiten innerhalb unserer Bürozeiten von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 17:00 Uhr
• Einen monatlichen Dienstplan, den wir gemeinsam und unter Berücksichtigung persönlicher Belange und unserer Büroassistenz abstimmen
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit eigenverantwortlichen Tätigkeiten
• Enge Zusammenarbeit mit unseren Ingenieuren und Projektleitern
• Eine strukturierte Einarbeitung in unsere Projekte, Abläufe und digitalen Systeme
• Kurze Entscheidungswege und ein kollegiales Arbeitsumfeld
• Einen festen Arbeitsplatz und eine langfristige berufliche Perspektive

Interesse?

Dann freuen wir uns über deine Bewerbung mit deinem Lebenslauf, deiner Gehaltsvorstellung und deinem möglichen Eintrittstermin an [email protected]