Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d)

Stellenausschreibung

Das Amt Odervorland mit seinen 4 amtsangehörigen Gemeinden und rund 10.500

Einwohnern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d)

In der folgenden Stellenausschreibung wird aus Gründen der besseren

Lesbarkeit ausschließlich die männliche Form verwendet. Die

Stellenausschreibung richtet sich gleichermaßen an alle Menschen.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

Aufgaben im Sekretariat:

• Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft,
• Organisation sowie Vor- und Nachbereiten von Veranstaltungen/ Sitzungen/

Arbeitsberatungen/ Meetings inkl. Bewirtungs- und Verpflegungsorganisation,

• Empfang und Betreuung von Besuchern,
• Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge (auch beBPo), Beurteilung der

Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehender Post, E-Mails und

Telefonate,

• Verteilung und Organisation interner Umläufe,
• Terminverfolgung von Vorgängen (Wiedervorlage),
• Rechnungseingänge digital erfassen und an zuständige Fachbereiche

weiterleiten,

• Führung der Handkasse,
• Führung und Organisation der Ablage,
• Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen,
• Übernahme kleinerer Rechercheaufträge.

Aufgaben im Sitzungsdienst:

• Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen der

verschiedenen Gremien,

• Versand von Einladungen, Registratur von Rückmeldungen,
• Fristensetzung und Fristenüberwachung,
• Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien,
• Druck-, Scan- und Vervielfältigungsaufgaben,
• Sicherstellung der amtlichen Bekanntmachung, der Protokollführung und der

Beschlusskontrolle,

• Stammdaten im Sitzungsdienstprogramm pflegen.

Ihr Profil:

• Sie bringen folgende Qualifizierung mit:
• abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellten oder
• eine vergleichbare rechtlich geprägte Berufsausbildung (wie z.B.

Justizfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellter, Notarfachangestellter)

oder

• eine vergleichbare Berufsausbildung (wie z.B. Kaufmann für Büromanagement),
• wünschenswert Berufserfahrung, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt (z. B.

im Sekretariat oder Terminmanagement),

• wünschenswert Kenntnisse der Fachanwendungen HKR und SD.Net,
• wünschenswert gute schreibtechnische Fähigkeiten (z.B. Zehnfingersystem mit

mindestens 180 Anschlägen pro Minute) oder Stenografiekenntnisse,

• flexibler Einsatz auch am Abend im Rahmen des Protokolldienstes,
• sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen,
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, Sprachniveau

mindestens C2 GER, (z.B. durch Goethe-Zertifikat),

• eine sehr gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit und sicheres Sprachempfinden,
• Belastbarkeit, Organisationsgeschick sowie Konfliktfähigkeit,
• ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit zum

selbständigen Arbeiten,

• Führerschein Klasse B,
• einwandfreies Führungszeugnis.

Unser Angebot:

• ein befristetes Beschäftigungsverhältnis, bis zum 31.12.2027 mit der Option

der Entfristung, mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden,

• eine leistungsgerechte Vergütung bei entsprechender Voraussetzung bis zu EG

6 TVöD - VKA, (Überprüfung der Stellenbeschreibung sowie Stellenbewertung ist

geplant),

• zzgl. der im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen (31 Tage

Erholungsurlaub sowie die Möglichkeit der Nutzung von bis zu 3 Umwandlungstagen

pro Jahr (ab 2027)), 6 Entwicklungsstufen in der Entgeltgruppe,

Jahressonderzahlung, jährliches Leistungsentgelt, Krankengeldzuschuss,

vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersversorgung bei dem kommunalen

Versorgungsverband),

• ein vielseitiges anspruchsvolles Aufgabengebiet,
• ein freundliches und hilfsbereites Team, das Sie vom ersten Tag an

einbindet und unterstützt,

• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie mobile Arbeit im

Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung,

• zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
• kostenlose Pkw-Parkplätze.

Ihre schriftliche Bewerbung (mit tabellarischem Lebenslauf,

Tätigkeitsnachweis(en) und sonstigen aussagekräftigen Unterlagen) richten Sie

bitte

bis zum 3. November 2026 an das

Amt Odervorland

• Der Amtsdirektor -

Bahnhofstraße 3 - 4

15518 Briesen (Mark)

oder per E-Mail an [email protected].

Das Amt Odervorland verpflichtet sich, die berufliche Gleichstellung von

Männern und Frauen zu fördern. Schwerbeschädigte Bewerber/innen werden bei

gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Von einer Zusendung in Heftern oder Bewerbungsmappen ist abzusehen, da

Bewerbungsunterlagen aus Kostengründen nicht zurückgesandt werden.

Die Datenverarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der

Datenschutz-Grundverordnung i. V. m. dem § 26 Abs. 1 des Brandenburgischen

Datenschutzgesetzes. Weitere datenschutzrechtliche Informationen finden Sie auf

unserer Internetseite unter dem Stichwort Datenschutzerklärung.

gez.

Dirk Meyer

Amtsdirektor