Office Manager / Büromanagement (Büroassistent/in)

Organisation | Einsatzplanung | Prozesskoordination

Standort: Mainz | Vollzeit | Vor Ort
Gehalt: 3.800–4.500 € brutto/Monat, je nach Qualifikation

Über uns

Die EnergieReich Consulting GmbH ist seit fünf Jahren im Markt für professionelle Service- und Reinigungsrobotik tätig. Wir betreuen Geschäftskunden deutschlandweit – vom Vertrieb bis zum technischen Service.

Für die eigenständige Organisation unserer Büro- und Betriebsabläufe suchen wir eine erfahrene, strukturierte und äußerst zuverlässige Persönlichkeit mit einem ausgeprägten Organisationstalent und hoher Umsetzungsgeschwindigkeit.

Ihre Aufgaben

- Büroorganisation: Sie koordinieren die täglichen Abläufe, setzen Prioritäten, sorgen für klare Aufgabenverteilung und überwachen Termine sowie die vollständige Erledigung offener Vorgänge.
- Technikereinsatzplanung: Sie organisieren bundesweite Einsätze einschließlich Terminabstimmung, Adressen, Routen, benötigter Materialien und Einsatzunterlagen. Sie überwachen die Durchführung und vollständige Dokumentation.
- Prozessmanagement: Sie erstellen verständliche Arbeitsanweisungen, Checklisten und strukturierte Abläufe und stellen deren organisatorische Einhaltung sicher.
- Warenwirtschaft & Logistik: Sie behalten den Überblick über Warenein- und -ausgänge, Bestände, Ersatzteilbestellungen und Versandaufträge.
- Digitale Organisation: Sie erstellen Excel-Auswertungen, Tabellen und Forecasts, pflegen unser CRM und nutzen moderne KI-Anwendungen und KI-Agenten zur Optimierung von Arbeitsabläufen.
- Kommunikation: Sie koordinieren die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern und kommunizieren professionell im B2B-Umfeld.

Ihr Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mindestens fünf Jahre Berufserfahrung im Office Management, in der Büroorganisation oder einer vergleichbar verantwortungsvollen Position
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und nachweisliche Erfahrung in der Koordination mehrerer Aufgabenbereiche
- Sehr gute Microsoft-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, sowie sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen
- Erfahrung mit CRM-Systemen und Interesse an KI-gestützter Prozessoptimierung
- Schnelle Auffassungsgabe, selbstständiges und vorausschauendes Denken
- Hohe Zuverlässigkeit, Sorgfalt, Verbindlichkeit und eine strukturierte, zügige Arbeitsweise
- Sicheres, professionelles Auftreten, sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse

Was Sie bei uns erwartet

- Eine eigenverantwortliche Position mit klaren Zuständigkeiten und Gestaltungsspielraum
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege
- Ein innovatives technologisches Umfeld mit Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und Digitalisierung
- Ein moderner Arbeitsplatz in Mainz, betriebliche Weiterbildung, kostenlose Parkplätze und Getränke
- Eine leistungsgerechte Vergütung

Bewerbung

Sie arbeiten selbstständig, erkennen Prioritäten und sorgen dafür, dass Aufgaben strukturiert und zuverlässig umgesetzt werden? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf, relevanten Arbeitszeugnissen, Gehaltsvorstellung und möglichem Eintrittstermin.

[email protected] (https://mailto:[email protected])

EnergieReich Consulting GmbH