Assistenz der Geschäftsführung / Büromanagement (Bürokaufmann/-frau)

Über CSE-Engineering

Das CSE Center of Safety Excellence ist Europas führendes Kompetenzzentrum für die Sicherheit von Prozessen und Anlagen. Wir forschen, entwickeln und beraten branchenübergreifend — von der chemischen und petrochemischen Industrie über Gasnetzbetreiber bis hin zu Armaturenherstellern.

Als inhabergeführter Familienbetrieb mit rund 25 Mitarbeitenden an den Ausläufern des Schwarzwalds setzen wir auf flache Hierarchien und ein starkes Miteinander. In unserem jungen, interdisziplinären Team arbeiten Ingenieurinnen, Chemikerinnen und Informatiker*innen gemeinsam daran, Menschen und Umwelt vor den Gefahren technischer Anlagen zu schützen. Unsere Arbeit reicht von modernen Anlagensicherheitskonzepten über innovative Webanwendungen bis hin zu Lösungen für Cybersecurity in industriellen Systemen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude an administrativen Aufgaben mitbringt. Die Stelle ist als aktive Teilzeitposition mit 20 Stunden pro Woche gestaltet.

Ihre Aufgaben:

- Eigenständige Organisation und Koordination des täglichen Büroablaufs
- Terminplanung und -koordination sowie Vorbereitung von Meetings
- Bearbeitung von Posteingang und -ausgang sowie Betreuung der Telefonzentrale
- Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Angeboten, Rechnungen und Präsentationen
- Unterstützung der Buchhaltung (z. B. Belegprüfung, vorbereitende Buchführung)
- Pflege von Datenbanken, Akten und Kundenstammdaten
- Bestellwesen und Verwaltung von Büromaterial
- Schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Partnern
- Unterstützung im Personalwesen (z. B. Pflege von Personalakten, Vorbereitung von Unterlagen)
- Organisation von Reisen, Veranstaltungen und internen Terminen
- Mitarbeit in Projekten sowie Erstellung von Auswertungen und Berichten

Ihr Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Bürokauffrau/Bürokaufmann oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
- Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
- Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Freundliches Auftreten, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung
- Organisationsgeschick und Freude an administrativen Tätigkeiten
- Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse

Wir bieten

- Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsspielraum
- Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Moderne Arbeitsmittel und ein angenehmes, kollegiales Miteinander
- Weiterbildungsmöglichkeiten und echte Entwicklungsperspektiven
- 30 Tage Urlaub
- Weihnachtsgeld und leistungsorientierte Boni
- Regelmäßige Feedback-Gespräche
- Teamevents und Teilnahme an Konferenzen
- Sicherer, langfristiger Arbeitsplatz in einem innovativen Unternehmen

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie Ihre vollständigen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, relevante Berufserfahrung) inklusive Gehaltsvorstellung und möglichem Eintrittstermin an: [email protected] (https://mailto:[email protected]) .

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, Behinderung oder Hintergrund.

Ergänzende Informationen:
Homeoffice:
Umfang: Nach Vereinbarung
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Buchführung, Buchhaltung, Kalkulation, Rechnungslegung nach HGB, Software Datev Unternehmen online, Datev-Programm Rechnungswesen
Erweiterte Kenntnisse: Betriebswirtschaftslehre, Eingangsrechnung (bearbeiten etc.)
Expertenkenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Terminplanung, -überwachung, Abrechnung, Korrespondenz, Kommunikationssoftware WebEx, Büromanagement, Postbearbeitung
Zwingend erforderlich: E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office)