Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit (25-30h) (Office-Manager/in)

Du bist mit Begeisterung Teamassistenz (m/w/d) , kommunizierst gern und behältst auch bei Veränderungen den Überblick? Dann sollten wir uns näher kennenlernen.

Wir erweitern unser Office-Team stetig und suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit (25-30h) für unseren Standort in Röthenbach an der Pegnitz. Bei Bedarf unterstützt Du auch unser Büro in Nürnberg.

Als Generalunternehmer mit über 20 Jahren Erfahrung entwickeln, planen und bauen wir Produktionsanlagen, Prüfstände und Softwarelösungen für die Industrie, um diese fit für die Zukunft zu machen.

Deine Aufgaben:

- Du sorgst für reibungslose interne Abläufe von der Angebotserstellung bis zur Bestellung und bist die „Auskunft” sowie die Schnittstelle zwischen Sales und Technik
- Du bist erste Anlaufstelle für Kolleginnen, Kollegen und Besucher, übernimmst das Office Management an beiden Standorten, koordinierst Dienstleister, kümmerst dich um Schlüssel, Post und Telefonzentrale und erledigst Botengänge mit dem Poolfahrzeug
- Du verantwortest unser Administrationspostfach und legst Angebote und Aufträge in Zoho und SharePoint an
- Du verwaltest unsere Verträge in Notion und SharePoint und behältst Laufzeiten im Blick
- Du steuerst unseren Fuhrpark inklusive Kfz-An- und Abmeldung
- Du koordinierst unser Qualitätsmanagement (ISO 9001) und pflegst die Teamseite
- Du vertrittst im Urlaub unsere Kolleginnen und Kollegen im Einkauf und in der Reisebuchung

Dein Profil:

- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz oder Office Management
- Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und kostenbewusst, meldest dich proaktiv, bevor Fristen kritisch werden, und trittst gegenüber Kunden und Besuchern professionell und freundlich auf
- Du kommunizierst sehr gut auf Deutsch und sicher auf Englisch
- Du gehst sicher mit den gängigen MS-Office-Tools (Outlook, Excel, Teams, SharePoint) um und hast idealerweise schon mit Zoho, Notion, Pleo oder DATEV gearbeitet
- Du hast einen Führerschein der Klasse B

Wir bieten:

- Eine unbefristete Festanstellung mit festen Arbeitszeiten, überwiegend vor Ort in Röthenbach
- Eigenverantwortliches Arbeiten in einem kollegialen Team mit flachen Hierarchien und Duz-Kultur
- Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
- Betriebliche Altersvorsorge und arbeitgeberfinanzierte betriebliche Krankenversicherung
- JobRad, Jobticket bzw. Deutschlandticket und Corporate Benefits

Interesse? Wir freuen uns über deine vollständigen Bewerbungsunterlagen sowie deines frühestmöglichen Eintrittstermins.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büromaterialverwaltung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Büromanagement, Postbearbeitung, Terminplanung, -überwachung, Büro- und Verwaltungsarbeiten