Verwaltungsfachkraft (Mensch*) Assistenz der Geschäftsführung, Personalverwaltung, QM-Administration (Bürokaufmann/-frau)

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine

Verwaltungsfachkraft (Mensch*)

Assistenz der Geschäftsführung · Personalverwaltung · QM-Administration Teilzeit (20 Wochenstunden)

Worum es geht:

Du übernimmst eine vielseitige Vertrauensposition an der Schnittstelle von Geschäftsführung, Personalverwaltung und Qualitätsmanagement. Du koordinierst administrative Vorgänge selbstständig, bereitest Informationen auf und behältst Fristen und Rückmeldungen im Blick. Durch die Nähe zur Geschäftsführung und den Umgang mit sensiblen Personal- und Unternehmensinformationen sind Diskretion und Verlässlichkeit besonders wichtig.

Dein Job

Du sorgst für verlässliche Abläufe und unterstützt in drei eng verzahnten Bereichen:

• Geschäftsführungsassistenz: Termine, Besprechungen und Abstimmungen koordinieren; Unterlagen, Gesprächsnotizen und Wiedervorlagen vor- und nachbereiten.

• Vertrauliche Korrespondenz bearbeiten, Informationen und Entscheidungsvorlagen aufbereiten sowie Fristen, Rückmeldungen und offene Vorgänge nachhalten.

• Personalverwaltung: Stammdaten und Personalunterlagen pflegen, Vertragsdokumente und Bescheinigungen vorbereiten sowie Ein- und Austritte administrativ begleiten.

• Entgeltabrechnung vorbereiten: Arbeitszeiten, Fehlzeiten und personelle Veränderungen erfassen, prüfen und die erforderlichen Informationen zusammenstellen.

• QM-Administration: QM-Daten, Dokumente und Nachweise nach fachlichen Vorgaben pflegen; Fristen und Maßnahmenlisten nachhalten und AZAV-Audits organisatorisch vorbereiten.

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Erfahrung in Assistenz, Büro- oder Personalverwaltung; QM-Dokumentenpflege ist von Vorteil

• Sicherer Umgang mit MS Office, digitaler Dokumentation und vertraulichen Unterlagen

• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit Blick für Prioritäten, Fristen und Details

• Sehr gute schriftliche Kommunikation, Verbindlichkeit, ausgeprägte Diskretion und Integrität

Was dich bei uns erwartet

• 1.602,50 € brutto monatlich bei 20 Wochenstunden (40 Stunden Vollzeit)

• Eine abwechslungsreiche Vertrauensposition mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

• Strukturierte Einarbeitung und individuelle Fortbildungsmöglichkeiten

• Eine Kultur, die Wertschätzung, Klarheit und Verantwortung verbindet

• 30 Tage Urlaub (Fünf-Tage-Woche), Gleitzeit und Arbeitszeitkonto

• Mobiles Arbeiten, soweit mit den Aufgaben vereinbar

• Corporate Benefits und kurze Entscheidungswege

Klingt nach dir?

Dann sende deine Bewerbung bis zum 08.11.2026 mit deinem frühestmöglichen Eintrittstermin an [email protected]. Bei Fragen erreichst du Sarah Schult unter +49 2871 21765-264.

* Vielfalt ist Teil unseres Selbstverständnisses.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter, jeder Herkunft und Religion, mit unterschiedlichen Lebenswegen, sexueller Identität oder Behinderung. Bei uns zählt der Mensch - mit seinen Fähigkeiten, Erfahrungen und Perspektiven.