Sekretär (m/w/d) (Sekretär/in)

Wer wir sind

Wir sind ein Steuerbüro mit zwei Büros in Salzgitter-Bad und Blankenburg. Wir sehen unsere Aufgabe darin, unsere Mandanten zu entlasten und gemeinsam die anstehenden Probleme zu lösen. Unser Alltag ist digital, aber nicht anonym – wir setzen auf klare Kommunikation, verlässliche Strukturen und kollegiales Miteinander. Was uns auszeichnet, ist kein „höher, schneller, weiter“, sondern: präzise Arbeit, kontinuierliche Verbesserung und echtes Interesse an den Menschen, mit denen wir arbeiten. Unser Team ist fachlich stark, offen für Neues und strukturiert im Denken – und genau das suchen wir auch für unser organisatorisches Herzstück.

Ihre Rolle bei uns

Als Sekretär (m/w/d) übernehmen Sie Verantwortung für das organisatorische Fundament unserer Kanzlei und wirken aktiv an der digitalen Weiterentwicklung mit. Sie sind Bindeglied zwischen Mandanten, Team und Geschäftsleitung sowie Motor für effiziente Abläufe und durchdachte Prozesse.

Ihre Aufgaben reichen weit über klassische Assistenzfunktionen hinaus:

Sie analysieren, strukturieren, digitalisieren – und sorgen dafür, dass Menschen im Team und Mandanten draußen reibungslos arbeiten können.
Ob neue Mandate, Schnittstellenpflege oder digitale Workflows – Sie behalten den Überblick, denken mit und sorgen dafür, dass aus Aufgaben echte Abläufe werden.

Ihre Aufgaben

1. Kanzleiorganisation und Kommunikation

- Steuerung interner Abläufe: Fristenüberwachung, Vollmachten, Postbearbeitung
- Strukturierte Ablage und Dokumentenlenkung im digitalen Dokumentenmanagementsystem (DATEV DMS)
- Erstellung und Pflege von Vorlagen, Mandantenschreiben
- Vorbereitung von Honorarrechnungen nach StBVV sowie Unterstützung beim internen Reporting

1. Mandantenpflege und digitale Prozessgestaltung

- Strukturierter Onboarding-Prozess: Anlage im DATEV Arbeitsplatz und Stammdatenpflege
- Optimierung und Weiterentwicklung von Microsoft 365, Outlook & Co.

1. Technologischer Fortschritt und Innovation

- Prüfung und Einführung sinnvoller Tools zur Effizienzsteigerung in Abstimmung mit Kanzleileitung und IT (u. a. Unterstützung der IT bei der Implementierung von Datev-Unternehmen-Online)
- Sicherstellung der Einhaltung interner Prozess-, Datenschutz- und Dokumentationsstandards

Was wir von Ihnen erwarten

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kauffrau für Büromanagement (m/w/d)
- Erfahrung im Kanzlei- oder Verwaltungsumfeld mit Verantwortung für Organisation oder Mandantenbetreuung
- DATEV-Kenntnisse – insbesondere Unternehmen online, DMS, EO Comfort, Arbeitsplatz – oder Bereitschaft zur strukturierten Einarbeitung
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office 365, Outlook und digitaler Kommunikation
- Hoher Qualitätsanspruch, organisatorischer Überblick und strukturierte Arbeitsweise
- Interesse an digitalen Tools, Prozessautomatisierung und zukunftsfähiger Kanzleiarbeit
- Freude am Austausch mit Menschen, an lösungsorientierter Kommunikation und verbindlichem Service

Was wir Ihnen bieten

- Kollegiale Atmosphäre

Ein Arbeitsplatz, an dem Vertrauen, gegenseitige Wertschätzung und ein respektvolles Miteinander nicht bloß Schlagworte, sondern gelebter Alltag sind.

- Offene Türen

Flache Hierarchien, direkter Zugang zu Entscheidern und ein Arbeitsklima, das auf Dialog statt Distanz setzt.

- Fort- & Weiterbildung

Wir investieren gezielt in ihre Entwicklung – fachlich fundiert, praxisnah und zukunftsorientiert.

- Jährliche Events

Ob Sommerfest oder Weihnachtsfeier – wir feiern Erfolge gemeinsam und schaffen Raum für echtes Teamgefühl.

- Flexible Arbeitsmodelle

Mobiles Arbeiten, hybride Lösungen und moderne Strukturen ermöglichen ihnen ein Arbeitsumfeld mit echtem Gestaltungsspielraum.

- 39 Stunden pro Woche

Verlässliche Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub – und freitags beginnt das Wochenende bereits um 13 Uhr.

- Gleitzeit

Der Arbeitsbeginn passt sich deinem Tagesrhythmus an – im Rahmen der betrieblichen Abläufe.

- Leistungsgerechtes Gehalt

Engagement und Qualität zahlen sich bei uns aus – fair, transparent und zuverlässig.

- Vereinbarkeit mit Familie

Individuelle Arbeitszeitmodelle und mobiles Arbeiten sorgen für berufliche Verlässlichkeit und private Flexibilität.

- Betriebliche Altersvorsorge

Wir denken über das Heute hinaus – mit einem arbeitgeberfinanzierten Beitrag zu deiner Altersabsicherung.

- Fahrtkostenzuschüsse

Ob mit dem Auto oder dem Rad – wir beteiligen uns an deinen täglichen Wegen zur Arbeit.

- Viel Platz für eigene Ideen

Sie bringen sich ein – wir hören zu. Kreativität und Eigenverantwortung sind bei uns ausdrücklich erwünscht.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, Software Datev Unternehmen online, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Stammdatenpflege, Ablage, Registratur, Datenschutz, Kundenberatung, -betreuung, Fristenüberwachung, Software-Implementierung, Büro- und Verwaltungsarbeiten