Office Manager (m/w/d) Teilzeit · 20 Std./Woche · Verden (Aller) (Kaufmännische Fachkraft)

Office Manager (m/w/d)

Teilzeit · 20 Std./Woche · Verden (Aller)

Über uns

Die Ahrens GmbH ist ein seit 1992 in Verden (Aller) ansässiges IT-Systemhaus. Mit einem erfahrenen Team betreuen wir mittelständische Unternehmen und Behörden in den Bereichen IT-Infrastruktur, IT-Beratung und Managed Services. In den letzten Jahren haben wir unser Leistungsspektrum um Consulting-Dienstleistungen sowie um die Integration von KI-Lösungen in bestehende IT-Landschaften erweitert. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (m/w/d) in Teilzeit.

Ihre Aufgaben

- Terminvergabe und -koordination
- Empfang und Kundenkommunikation, inkl. gelegentlicher Unterstützung im Empfangsbereich/Shop (z. B. Entgegennahme von Geräten – ohne technische Beratung)
- Erstellung von Angeboten und Bearbeitung von Kundenbestellungen
- Überwachung offener Rechnungen (OPOS) und Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
- Bearbeitung von Posteingang und Postausgang
- Allgemeine Bürokommunikation und Schriftverkehr
- Pflege von Ablagesystemen, Stammdaten und allgemeinen Dokumentationen
- Abwicklung interner Bestellabläufe und Retouren
- Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial
- Planung und Vorbereitung von Meetings und Besprechungsräumen
- Organisation von Geschäftsreisen
- Organisation und Bewirtung interner Firmenevents (z. B. Teamevents, Feiern)
- Ansprechpartnerin für Dienstleister sowie für Facility-Management-Themen (z. B. Reinigung, Instandhaltung)
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung und des Managements

Ihr Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer vergleichbaren Position von Vorteil
- Souveränes, freundliches Auftreten im Umgang mit Kunden und Kolleg:innen
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Grundkenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung wünschenswert
- Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Identifikation mit unseren Geschäftsprozessen und Zielen

Wir bieten

- Eine Teilzeitstelle mit 20 Std./Woche, Arbeitszeiten nach Absprache (idealerweise vormittags)
- Deutschlandticket
- Firmenfitness über Wellpass
- Regelmäßige Teamevents
- Arbeitgeberzuschuss zur privaten Altersvorsorge
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Eine tolle Teamatmosphäre in einem etablierten, zukunftsorientierten IT-Unternehmen

Kontakt

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Katrin Schmitt, HR Managerin

Ahrens GmbH · Zollstr. 2b · 27283 Verden

Telefon: +49 (4231) 951104-0 · E-Mail: [email protected] · www.ahrensgmbh.de

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Buchführung, Buchhaltung
Erweiterte Kenntnisse: Akten, Schriftgut verwalten, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Retourenbearbeitung, Telefondienst, Terminplanung, -überwachung, Kundenberatung, -betreuung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Büromaterialverwaltung, Postbearbeitung, Reiseorganisation