Kundendienstassistenz / Kundendienstkoordination (m/w/d)

Für unseren SHK-Kundendienst suchen wir eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit, die gerne den Überblick behält, Kunden betreut und dafür sorgt, dass im Tagesgeschäft alles zuverlässig ineinandergreift.

Sie sind die organisatorische Schnittstelle zwischen unseren Kunden, den Kundendienstmonteuren und weiteren internen Bereichen.

Dabei übernehmen Sie sowohl die Termin- und Auftragsorganisation als auch kaufmännische und administrative Aufgaben.

Ihre Aufgaben

• Annahme und Koordination von Kundenanfragen und Kundendienstaufträgen
• Planung und Terminierung der Kundendiensteinsätze
• Organisation der Tages- und Wochenplanung unserer Kundendiensttechniker
• Koordination und Nachverfolgung offener Kundendienstaufträge
• Organisation von Folgeeinsätzen
• Vorbereitung und Anlage von Aufträgen in unserer Handwerkersoftware
• Zusammenstellung aller erforderlichen Kunden-, Objekt- und Auftragsinformationen
• Organisation benötigter Materialien und Ersatzteile
• Stundenweise Telefondienst für unsere Zentrale
• Kontrolle und Bearbeitung unserer zentralen E-Mail-Adresse
• Betreuung unserer Kunden telefonisch und schriftlich
• Aufnahme und Bearbeitung von Störungs-, Wartungs- und Reparaturanfragen
• Erstellung von Rechnungen für den Kundendienst
• Pflege von Kunden-, Objekt- und Anlagendaten
• Verwaltung wiederkehrender Wartungs- und Kundendiensttermine
• Organisation und Erstellung der Notdiensteinteilung
• Pflege und Verwaltung unseres betrieblichen Schlüsselkastens
• Unterstützung bei der Verbesserung und Strukturierung unserer internen Kundendienstabläufe

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Berufsausbildung
• Idealerweise Berufserfahrung im Handwerk, Kundendienst oder technischen Service
• Ausgeprägtes Organisationstalent
• Gutes kaufmännisches Verständnis
• Freude am Kontakt mit Kunden
• Freundliches und verbindliches Auftreten
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Gute Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist
• Technisches Grundverständnis und Interesse an der SHK-Branche
• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und Office-Anwendungen
• Erfahrung mit Handwerkersoftware ist von Vorteil, idealerweise in Label

Das zeichnet Sie aus

Sie organisieren gerne, denken mit und kümmern sich darum, dass Aufgaben zuverlässig erledigt werden. Auch wenn gleichzeitig das Telefon klingelt, ein dringender Kundendiensteinsatz organisiert werden muss und mehrere Termine koordiniert werden wollen, behalten Sie den Überblick.

Sie arbeiten gerne mit Menschen, kommunizieren freundlich und verbindlich und haben gleichzeitig ein gutes Verständnis dafür, dass Kundendienst auch wirtschaftlich und effizient organisiert werden muss.

Wenn Sie gerne Verantwortung übernehmen und Freude daran haben, für Struktur und einen reibungslosen Ablauf zu sorgen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.