Assistenz der Geschäftsführung / Managementassistenz – Technisches Unternehmen (m/w/d)

Organisation ist Ihre Stärke? Gestalten Sie den Unternehmensalltag aktiv mit und werden Sie zur wichtigen Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern.

Einsatzort: Region Gütersloh | unbefristet | Start: nach Absprache | Arbeitszeit: Vollzeit

Für unseren Kunden, ein innovatives und wachstumsorientiertes Unternehmen im Bereich der Elektrotechnik und industriellen Energieversorgung, suchen wir eine engagierte und organisationsstarke Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).

Unser Kunde entwickelt und fertigt moderne technische Lösungen für industrielle und gewerbliche Anwendungen. Das Unternehmen verbindet innovative Technologien mit praxisorientierten Fertigungsprozessen und einem hohen Anspruch an Qualität und Zuverlässigkeit.

In dieser abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, koordinieren organisatorische und administrative Abläufe und sorgen für eine strukturierte und reibungslose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen.

Als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kundschaft sowie Geschäfts- und Kooperationspartnern übernehmen Sie vielfältige Aufgaben und tragen wesentlich zu einer effizienten Unternehmensorganisation bei.

Ihr Vorteil: Sie erwartet eine vielseitige Tätigkeit mit kurzen Entscheidungswegen, direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und der Möglichkeit, eigene Ideen aktiv einzubringen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt!

Ihre Aufgaben:

Geschäftsführungsassistenz & Büroorganisation

• Eigenständige organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Koordination, Planung und Überwachung von Terminen, Besprechungen und geschäftlichen Verpflichtungen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung interner und externer Meetings
• Bearbeitung der geschäftlichen Korrespondenz sowie Erstellung professioneller Schreiben, Präsentationen und Auswertungen
• Strukturierte Verwaltung und Pflege von Dokumenten, Vertragsunterlagen und geschäftsrelevanten Informationen
• Organisation und kontinuierliche Optimierung interner Büro- und Verwaltungsabläufe

Kommunikation & kaufmännische Administration

• Zentrale Ansprechperson für Kundschaft, Lieferunternehmen, Geschäftskontakte und interne Mitarbeitende
• Professionelle Bearbeitung eingehender telefonischer und schriftlicher Anfragen
• Unterstützung bei der Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Angeboten, Aufträgen und Bestellungen
• Vorbereitung und Prüfung kaufmännischer Unterlagen sowie Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung
• Pflege und Aktualisierung von Kunden-, Lieferanten- und Projektdaten
• Abstimmung organisatorischer und kaufmännischer Vorgänge mit den zuständigen Fachbereichen

Projektunterstützung & interne Koordination

• Administrative und organisatorische Begleitung laufender Projekte und betrieblicher Prozesse
• Unterstützung bei der Terminverfolgung und Überwachung wichtiger Bearbeitungsstände
• Vorbereitung von Projektunterlagen, Statusübersichten und internen Auswertungen
• Koordination des Informationsflusses zwischen Geschäftsführung, Fertigung, Technik und kaufmännischen Bereichen
• Unterstützung bei der Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen durch strukturierte Zusammenstellung relevanter Informationen
• Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung interner Organisations- und Verwaltungsprozesse

Ihr Profil:

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise im Büromanagement, im Industriekaufwesen oder im Groß- und Außenhandelsmanagement
• Alternativ eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation oder entsprechende praktische Berufserfahrung im administrativen Bereich
• Eine zusätzliche Qualifikation im Bereich Büroorganisation, Assistenz oder kaufmännisches Management ist von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung

Berufserfahrung

• Idealerweise Berufserfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, Teamassistenz, Büroorganisation oder kaufmännischen Sachbearbeitung
• Erfahrung in der selbstständigen Organisation und Koordination administrativer und kaufmännischer Abläufe
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Kenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung kaufmännischer Dokumente, Angebote und Geschäftskorrespondenz
• Erfahrung im Umgang mit digitalen Dokumentenmanagement- und ERP-Systemen ist von Vorteil
• Kenntnisse betrieblicher Abläufe in einem technischen oder produzierenden Unternehmen sind wünschenswert
• Grundkenntnisse der vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungsbearbeitung sind von Vorteil

Fachliche und persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Kommunikationsstärke sowie ein freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten
• Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben zu priorisieren und auch in arbeitsintensiven Situationen den Überblick zu behalten
• Eigeninitiative, Lösungsorientierung und Freude an der aktiven Gestaltung von Arbeitsabläufen
• Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Dienstleistungsorientierung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Sicherheit in der geschäftlichen Korrespondenz
• Englischkenntnisse sind von Vorteil, jedoch keine zwingende Voraussetzung
• Interesse an technischen Zusammenhängen und die Bereitschaft, sich in neue Themengebiete einzuarbeiten

Unsere Leistungen und Vorteile für Sie:

• Unbefristeter Arbeitsvertrag für langfristige berufliche Perspektiven
• Attraktive Vergütung über dem Tarifniveau, leistungsorientiert und Ihrer Qualifikation entsprechend
• Kostenfreies Deutschlandticket – auch zur privaten Nutzung
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld gemäß GVP-Tarifvertrag
• Betriebliche Altersvorsorge für Ihre finanzielle Absicherung im Alter
• Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• Vielseitige kaufmännische und organisatorische Aufgaben in einem innovativen technischen Umfeld
• Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, eigene Ideen und Verbesserungsvorschläge einzubringen
• Langfristige berufliche Perspektiven in einem zukunftsorientierten Unternehmen
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten durch gezielte Schulungen und fachliche Qualifizierungen
• Umfassende arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Betreuung
• Attraktive Prämienzahlung im Rahmen unseres Programms „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“
• Persönliche Betreuung durch eine feste Ansprechperson, die Sie während Ihres gesamten Einsatzes begleitet

Warum Sie bei uns arbeiten sollten:

• Motiviertes Team: Arbeiten Sie in einem engagierten Team an vielseitigen organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben und profitieren Sie von einer offenen, kollegialen Zusammenarbeit.
• Verantwortung: Übernehmen Sie eigenständig anspruchsvolle Aufgaben und bringen Sie Ihre Ideen in die Gestaltung und Optimierung betrieblicher Abläufe ein.
• Entwicklung: Wir fördern Ihre berufliche Weiterentwicklung durch individuell abgestimmte Maßnahmen und bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten kontinuierlich auszubauen.

Werden Sie Teil unseres hochmotivierten Teams, bringen Sie Ihre organisatorischen und kaufmännischen Fähigkeiten in ein vielseitiges Arbeitsumfeld ein und profitieren Sie von langfristigen Perspektiven sowie individuell abgestimmten Fördermaßnahmen für Ihre berufliche Weiterentwicklung.

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Dann bewerben* Sie sich bitte mit aussagekräftigen Unterlagen – bevorzugt ONLINE – inklusive Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins.

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