Verwaltungsangestellte (m/w/d) im Schulsekretariat (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Die Grundschule in Kirchensittenbach sucht ab sofort eine/n engagierte/n und zuverlässige/n Verwaltungsangestellte/n (m/w/d) für das Schulsekretariat als Krankheitsvertretung.

Die Schule ist eine reine Grundschule mit 4 jahrgangsgemischten Klassen und derzeit 81 Schülerinnen und Schülern.

Verwaltungsangestellte/r (m/w/d)

Teilzeit:13 Stunden an zwei bis vier Tagen während der Schulzeit, Urlaub ist an die Schulferien gebunden

Beginn der Tätigkeit: ab sofort, befristet 31.12.2026

an der Grundschule, Mühlwiese 1, 91241 Kirchensittenbach

Aufgabengebiete der ausgeschriebenen Stelle sind im Wesentlichen:

- Organisation und Verwaltung des Schulsekretariats
- Abwicklung des Publikumsverkehrs
- Schriftliche Korrespondenz, Telefondienst, Akten- und Listenführung, Terminkoordination, Dateneingabe und Auswertungen, Amtsblätter, Verwaltung des Posteingangs und Postausgangs sowie Büroablage
- Annahme der Post, auch von Paketen und Weitergabe dieser
- Kommunikation mit Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften, Eltern, Behörden sowie in Verwaltungsthemen mit dem Schulamt
- Zusammenarbeit und Korrespondenz mit dem Sachaufwandsträger und externen Partnern
- Schulleitungsangelegenheiten
- Sekretariatsarbeiten für die Schulleitung und das Schulleitungsteam
- Führen von Krankenlisten, Meldung von Fehltagen
- Mitwirkung bei organisatorischen Vorbereitungen, Schulanmeldung, Prüfungen, Sonderveranstaltungen, Konferenzen, Elternsprechtagen u. a.
- Erstellung und Pflege von Statistiken und Berichten
- Schülerangelegenheiten
- zuarbeitende Tätigkeiten bei der Schulstatistik
- Verwaltung der Schülerdaten und Datenpflege im Schulverwaltungsprogramm
- Anlage, Pflege und Archivierung von Schülerakten
- Koordination der Schülerbeförderung
- Bearbeitung von Schulbescheinigungen und anderen offiziellen Dokumenten
- Formularwesen
- Allgemeine Schulverwaltungsarbeiten
- Rechnungsprüfung, Kontenüberwachung, Akten- und Inventarverwaltung
- Bedarfsermittlung und Bestellung von Büromaterial und Schulbedarf
- Verwaltung des Bestands und Überwachung der Lieferungen
- Zuarbeit bei kleineren Vergaben

Vom dem bzw. der zukünftigen Stelleninhaber/-in erwarten wir:

- Abgeschlossene verwaltungstechnische Ausbildung oder alternativ Abschluss einer Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation; Industriekauffrau/Industriekaufmann oder vergleichbar)
- Hohe Sozialkompetenz und Interesse am Umgang mit Kindern
- Freundliches und kompetentes Auftreten sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft in besonderem Maße
- Fähigkeit, Aufgaben mit organisatorischem Geschick selbstständig und flexibel zu erledigen
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Engagement, Verantwortungsbewusstsein, Organisationsgeschick, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
- Zwingend erforderlich: E-Mail-Programm Outlook (MS Office); Tabellenkalkulation Excel (MS Office); Textverarbeitung (MS Office), schulisches Verwaltungsprogramm ASV
- Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten
- Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen
- Arbeitszeit in Präsenzform, an Werktagen ab 7.30 Uhr

Die Stelle ist mit TVL5 bewertet. Da die Tätigkeit in der Schule ausgeübt wird, ist der Jahresurlaub an die Schulferien gebunden.

Schwerbehinderte Menschen werden bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Sollten Sie Interesse an dieser Tätigkeit an unsere Schule haben, senden Sie Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 19.8.2026 an die Grundschule Kirchensittenbach Mühlwiese 1, 91241 Kirchensittenbach zu Händen Frau Wolf, Schulleitung.