Assistenz / Sekretariat (m/w/d) des Bürgermeisters (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

In der Gemeindeverwaltung Fredersdorf-Vogelsdorf ist die StelleAssistenz / Sekretariat (m/w/d) des Bürgermeisterszum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit (39h/Woche) zu besetzen.Ihr Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:- Abwicklung interner und externer Korrespondenz, Postbearbeitung und Telefonbetreuung im Bürgermeisterbüro- Koordination, Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Terminen des Bürgermeisters inklusive Reiseplanung- Fristen- und Terminüberwachung sowie Vorprüfung von Vorlagen der Verwaltung für den Bürgermeister auf formale Vollständigkeit sowie – falls nötig – auf Rechtschreibung und Grammatik- digitales Dokumentenmanagement inklusive Wiedervorlage und Ablage- Erstellen und Aufbereiten von Besprechungsunterlagen- Protokollführung- Koordination der redaktionellen Zulieferungen der Verwaltung an den Herausgeber des Ortsblattes der Gemeinde sowie Abwicklung aller Fragen rund um das Ortsblatt- Verwalten der Kostenstellen des BürgermeisterbürosEine Anpassung des Aufgabengebietes bleibt vorbehalten.Sie arbeiten unmittelbar und vertrauensvoll mit dem Bürgermeister zusammen. Der Bürgermeister ist eine Persönlichkeit mit sehr hohen Ansprüchen an sich und die Mitarbeiter. Ihre Aufgabe ist es, ihn täglich bei seinen vielfältigen und umfangreichen Aufgaben zu unterstützen.Sie organisieren die wechselnden Aufgaben des Bürgermeisterbüros weitgehend selbstständig und stimmen sich bei Bedarf unmittelbar mit dem Bürgermeister ab. Dabei behalten Sie sowohl Termine als auch offene Vorgänge von Ihnen selbst wie die des Bürgermeisters zuverlässig im Blick. Mit Ihrer schnellen Auffassungsgabe erfassen Sie Zusammenhänge und erkennen rasch die Anliegen des Bürgermeisters, der Kolleginnen und Kollegen sowie der Bürgerinnen und Bürger. Auch gegenüber kritischen Bürgerinnen und Bürgern behalten Sie stets Ihr sicheres, freundliches und dienstleistungsorientiertes Auftreten.Die Tätigkeit erfordert ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Sorgfalt, Verantwortungsbewusstsein, Verlässlichkeit und Organisationsfähigkeit. Auch bei hoher Arbeitsbelastung bewahren Sie Ruhe und Überblick und setzen zuverlässig Prioritäten. Aufgrund der unmittelbaren Zusammenarbeit mit dem Bürgermeister ist ein besonders hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit, Loyalität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Vorgängen notwendig.Wir freuen uns auf Sie, wenn Sie zudem folgende Voraussetzungen mitbringen:- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten bürowirtschaftlichen Ausbildungsberuf (z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement) oder einen vergleichbaren Berufsabschluss- eine mindestens dreijährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich mit den oben genannten Aufgaben, vorzugsweise in der Unterstützung von Führungskräften- sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse in Microsoft Outlook und Word, mindestens gute Anwenderkenntnisse in Excel und PowerPoint, Erfahrungen im Umgang mit KI-Anwendungen sowie die Bereitschaft, sich in weitere Anwenderprogramme der Verwaltung (z. B. Projektmanagementsoftware OpenProject) schnell einzuarbeiten- ausgezeichnete Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grammatik sowie der Gestaltung von Geschäftsbriefen- ein einfaches, eintragungsfreies polizeiliches Führungszeugnis (einzureichen bei Vertragsabschluss)Zudem sind folgende Voraussetzungen wünschenswert:- Berufserfahrung in einer Verwaltung- Ortskenntnisse der GemeindeWir bieten Ihnen:- eine interessante, anspruchsvolle und krisensichere Tätigkeit in einer Verwaltung mit einer modernen IT-Ausstattung- ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis- eine tarifgerechte Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA), die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6; je nach Erfahrungsstufe beträgt das jährliche Gehalt zwischen 41.637 € und 50.451 € brutto inklusive der jährlichen tariflichen Sonderzahlung- ein zusätzliches Leistungsentgelt nach den tariflichen und betrieblichen Regelungen bei Erreichen des vereinbarten Ziels- eine Zusatzversorgung über den Kommunalen Versorgungsverband Brandenburg, welche eine zusätzliche Alters-, Erwerbsminderungs- und Hinterbliebenenversorgung in Form einer Betriebsrente sichert- 30 Tage Urlaub (ab 2027: 31 Tage), 24.12. und 31.12. sind gemäß Tarifvertrag zusätzliche freie Arbeitstage- bei Bedarf einen Kita-Platz für Ihr(e) Kind(er) in einer kommunalen Kita der Gemeinde- eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Gleitzeit- regelmäßige Weiterbildungen zur individuellen fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung- Zuschuss zum VBB-Firmenticket- Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements wie z. B. arbeitsmedizinische Vorsorge und ergonomisch ausgestattete Arbeitsplätze- ein verkehrsgünstig gelegener Arbeitsplatz in unmittelbarer Nähe des S-Bahnhofes FredersdorfBewerbungen schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.Ihre schriftliche Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen (insbesondere Lebenslauf sowie Abschluss-, Weiterbildungs-, Berufs- und Beschäftigungszeugnisse) richten Sie ausschließlich per E-Mail (max. 20 MB) bitte bis zum 08.11.2026 an dieGemeinde Fredersdorf-VogelsdorfSachgebiet PersonalFrau KallweitLindenallee 315370 Fredersdorf-Vogelsdorf[email protected]Im Auswahlverfahren des öffentlichen Dienstes ist es wichtig, dass Sie deutlich machen, inwieweit die geforderten und gewünschten Voraussetzungen der Stellenausschreibung von Ihnen erfüllt werden. Bitte machen Sie im Anschreiben oder Lebenslauf konkret entsprechende Angaben, auch bei vermeintlichen Selbstverständlichkeiten wie den MS-Office Kenntnissen.Die Vorstellungsgespräche sind für die KW 47 geplant.Bitte fassen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in einer PDF-Datei mit einer maximalen Datei- größe von 20 MB zusammen. Andere Dateiformate können aus Sicherheitsgründen nicht geöffnet werden.Anfallende Fahrtkosten zu Bewerbungsgesprächen werden nicht erstattet.Für Fragen steht Ihnen Frau Kallweit unter der Telefonnummer 033439 835-122 oder der oben aufgeführten E-Mail-Adresse gern zur Verfügung.DatenschutzhinweisMit dem Einreichen Ihrer Bewerbung erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Ihre Unterlagen auch elektronisch erfassen und bis zu sechs Monate nach Besetzung der Stelle aufbewahren. Elektronisch eingereichte Bewerbungen werden anschließend gelöscht. Auf dem Postweg eingereichte Unterlagen werden nur zurückgesendet, sofern ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigelegt wurde, andernfalls werden sie vernichtet.Fredersdorf-Vogelsdorf, 12.10.2026Thomas KriegerBürgermeisterErgänzende Informationen:Anforderungen an den Bewerber: Expertenkenntnisse: E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, ProtokollierenZwingend erforderlich: E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Korrespondenz, Büromanagement, Büro- und Verwaltungsarbeiten