Assistenz Hauptverwaltung (Sekretär/in)

Start: nächstmöglich | unbefristet | Teilzeit 50 % | Bezahlung: E 8 TVöD(Vollzeit Jahresbrutto 44.800 € bis 54.368 €)Das Stadtamt Durlach vereint als zentrale Anlaufstelle für rund 30.000Menschen im größten Stadtteil Karlsruhes vielfältige kommunale Aufgaben untereinem Dach und gestaltet Verwaltung nah an den Menschen vor Ort. In unsererHauptverwaltung laufen die Fäden zusammen: Sie koordiniert zentrale interneAbläufe, verbindet unterschiedliche Bereiche und unterstützt dieOrtsvorsteherin bei der Steuerung des Stadtamts.Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag- Koordination des laufenden Geschäftsbetriebs: Sie organisieren die Abläufeim Sekretariat, übernehmen das Terminmanagement und bereiten Besprechungenorganisatorisch vor und nach. Dabei stellen Sie relevante Unterlagen zusammen,holen Rückmeldungen ein und behalten Fristen, Wiedervorlagen und offeneArbeitsaufträge im Blick.- Zentrale Schnittstelle:Sie bündeln Informationen und koordinieren dieAbstimmung zwischen der Leitung der Hauptverwaltung, der Personalstelle, denFachbereichen und weiteren Organisationseinheiten.- Administrative Sachbearbeitung: Sie bearbeiten selbständig wiederkehrendeVerwaltungsvorgänge und die laufende Korrespondenz und unterstützen die Leitungder Hauptverwaltung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.- Vertretung: Sie vertreten die Assistenz der Ortsvorsteherin beiAbwesenheit, insbesondere während Urlaubs- und Krankheitszeiten, und stellendamit die verlässliche Fortführung der organisatorischen Abläufe imLeitungsbereich sicher.Ihr Profil auf einen Blick:- Qualifikation:Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung alsVerwaltungsfachangestellter, KauffrauKaufmann für Büromanagement oder einevergleichbare Qualifikation.- Fachkenntnisse: Der sichere und routinierte Umgang mit den gängigenMS-Office-Anwendungen zeichnet Sie aus. Idealerweise bringen Sie zudemErfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich mit.- Kompetenzen: Organisationstalent, Diskretion und eine zuverlässige,selbständige Arbeitsweise zeichnen Sie aus. Auch bei wechselnden Anforderungenbehalten Sie den Überblick und setzen die richtigen Prioritäten. Mit IhrerKommunikationsstärke und einem freundlichen, verbindlichen Auftreten schaffenSie die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Vorgesetzten undKolleg*innen. Für eine verlässliche Erreichbarkeit des Sekretariats bringen Siedie Bereitschaft mit, Ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten.Ihre BewerbungOnline über unser Bewerbungsportaloder postalisch an Stadt Karlsruhe,Stadtamt Durlach, 76124 KarlsruheBewerbungsfrist: 31.10.2026 | Kennziffer: 150.26.015Ansprechperson: Anja Bormeth, Personalstelle, Telefon 0721/133-1911, E-Mail:[email protected]