Office Manager / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Teilzeit (ca. 20 Stunden/Woche) | Ingolstadt | Eintritt ab sofort

Über uns

Die HDC Blueprints GmbH ist ein wachsendes Ingenieur- und Fertigungsunternehmen mit den Schwerpunkten additive Fertigung (industrieller 3D-Druck) und Engineering. Zu unseren Kunden zählen unter anderem Unternehmen aus der Sicherheits- und Verteidigungsbranche, dem Maschinenbau und Sonderfahrzeugbau.

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und zur eigenständigen Organisation unserer kaufmännischen und administrativen Prozesse suchen wir eine erfahrene und engagierte Persönlichkeit.

Ihre Aufgaben

• Eigenständiges Office Management und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
• Personaladministration und Pflege unseres Personalmanagementsystems Personio
• Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsmanagement, Überwachung von Zahlungseingängen und Mahnwesen
• Verwaltung und Weiterentwicklung von Dokumenten und Prozessen in Microsoft SharePoint
• Organisatorische Begleitung unserer ISO-9001-Zertifizierung in Zusammenarbeit mit dem Projektmanagement
• Professionelle Korrespondenz mit Behörden, Krankenkassen, Steuerberatern und weiteren externen Ansprechpartnern
• Überwachung und Nachverfolgung von Terminen, Fristen und administrativen Vorgängen
• Analyse, Dokumentation und kontinuierliche Verbesserung interner Geschäftsprozesse

Ihr Profil

Zwingend erforderliche Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 2–3 Jahre einschlägige Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich
• Sicherer und routinierter Umgang mit Microsoft SharePoint, insbesondere mit Dokumentenbibliotheken, Listen, Metadaten und bestehenden Unternehmensstrukturen
• Gute bis sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Word, Outlook, Excel, PowerPoint und Teams
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, einschließlich der Fähigkeit, eigenständig professionelle Geschäftskorrespondenz zu verfassen
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Unternehmens- und Personaldaten
• Grundlegende, praktisch anwendbare Englischkenntnisse
• Führerschein Klasse B

Wünschenswerte Zusatzqualifikationen:

• Praktische Erfahrung mit Personio oder vergleichbaren Personalmanagementsystemen
• Kenntnisse in Personaladministration, Lohnabrechnungsvorbereitung und vorbereitender Buchhaltung
• Erfahrung mit Qualitätsmanagementsystemen nach ISO 9001, idealerweise bei der Einführung oder Betreuung eines solchen Systems
• Kenntnisse in Microsoft Power Automate, Power Apps oder Power BI
• Erfahrung in der Digitalisierung und Optimierung administrativer Prozesse

Was wir bieten

• Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit eigenständigen Aufgabenbereichen
• Möglichkeit, Unternehmensprozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Flexible Arbeitszeitgestaltung bei bevorzugt ca. 20 Wochenstunden, verteilt auf 3–4 Arbeitstage
• Regelmäßige Arbeitszeiten überwiegend zwischen 9:00 und 15:00 Uhr
• Während der sechsmonatigen Probezeit Tätigkeit vollständig vor Ort; anschließend anteiliges Homeoffice nach individueller Vereinbarung möglich
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege
• Einblicke in anspruchsvolle technische Projekte der Sicherheits- und Verteidigungsbranche
• Möglichkeit einer leistungsbezogenen Sonderzahlung
• Perspektive auf eine unbefristete Weiterbeschäftigung und eine mögliche Erweiterung des Stundenumfangs bei erfolgreicher Zusammenarbeit

Beschäftigungsart: Sozialversicherungspflichtige Teilzeitbeschäftigung, zunächst auf zwei Jahre befristet.

Arbeitsort: HDC Blueprints GmbH, Kriegstraße 13, 85055 Ingolstadt

Arbeitsbeginn: Ab sofort

Ihre Bewerbung

Wir legen besonderen Wert auf nachweisbare praktische Erfahrungen und die Fähigkeit, administrative Aufgaben eigenständig zu organisieren und zu verbessern.

Anstelle eines klassischen Motivationsschreibens bitten wir daher um:

• Einen aktuellen Lebenslauf und relevante Arbeitszeugnisse
• Eine kurze Darstellung von 1–3 konkreten Projekten oder Aufgaben aus Ihrer bisherigen Berufspraxis, insbesondere aus den Bereichen Microsoft 365, SharePoint, Personaladministration oder Prozessoptimierung
• Falls vorhanden, eine kurze Beschreibung Ihrer bisherigen Erfahrungen mit ISO 9001

Bitte erläutern Sie dabei, welche Aufgaben Sie selbst übernommen haben, wie Sie bei der Umsetzung vorgegangen sind und welche Herausforderungen Sie gelöst haben.