Sekretär (m/w/d)

S t e l l e n a u s s c h r e i b u n g

Der im Südosten Brandenburgs idyllisch gelegene Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa ist durch seine einzigartigen Naturräume und die gelebte Sprache und Kultur der Sorben/Wenden überregional bekannt. Wachsende Wirtschafts- und Industriestandorte sowie sichere Arbeitsplätze sind in dem zukunftsfähigen Landkreis eingebettet in bestehende moderne Infrastruktur. Aktiv trägt die Kreisverwaltung zum Ausbau und Erhalt der Attraktivität und Vielfalt von Spree-Neiße bei und begleitet langfristig die erfolgreiche Realisierung des Strukturwandelprozesses in der Lausitz.

Im Dezernat I, Fachbereich Bau und Planung ist eine Stelle als

Sekretär (m/w/d)

ab sofort dauerhaft zu besetzen.

Die Stelle ist bis zum 31.12.2027 in Vollzeit und ab dem 01.01.2028 mit 35 Wochenstunden, mit der Option auf eine Beschäftigung in Vollzeit, zu besetzen.

Wir suchen Sie für folgende Aufgabenbereiche:

Sekretariatsaufgaben im Fachbereich Bau und Planung einschließlich Koordinierungs- und Organisationsaufgaben

Koordinierung und Organisation

• Koordinierung der Arbeitsabläufe zwischen Fachbereichsleitung, den Sachgebiets- und Teamleitungen sowie internen und externen Beteiligten
• Termin-, Fristen- und Wiedervorlagenmanagement einschließlich Priorisierung und Nachverfolgung der Aufgabenerledigung
• Ansprechperson für organisatorische Angelegenheiten gegenüber Behörden, Gemeinden, Planungsbüros und sonstigen externen Stellen

Beratungs- und Ausschussmanagement

• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Arbeitsberatungen einschließlich Protokollführung, Dokumentation und Kontrolle der Umsetzung gefasster Festlegungen
• Vor- und Nachbereitung von Ausschüssen (u.a. Deko, Ausschüsse, Kreistag), einschließlich Organisation der Terminabläufe, redaktioneller Prüfung und Korrektur von Informations- und Beschlussvorlagen bis zur Unterschriftsreife sowie Einstellung der Unterlagen und Beschlussvorlagen in das Sitzungsmanagementsystem Session

Dokumenten- und Vorgangsbearbeitung

• Koordinierung, Zusammenführung und Endbearbeitung der Zuarbeiten aller Sachgebiete bis zur unterschriftsreifen Vorlage
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz (Schrift- und E- Mailverkehr), einschließlich Entwurf von Schreiben nach inhaltlichen Vorgaben sowie formale und sprachliche Prüfung
• Pflege und Organisation der digitalen Akten- und Dokumentenverwaltung einschließlich Optimierung der Ablagestrukturen

Verwaltung, Controlling und Prozessunterstützung

• Erstellung von Übersichten, Statistiken, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen nach fachlichen Vorgaben
• Pflege von Haushaltsübersichten, einschließlich Aktualisierung der Prognosezahlen, Aufbereitung der Vorjahresabrechnungen sowie Fortschreibung der Produktbeschreibungen
• Mitwirkung bei der Analyse, Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsabläufen sowie Unterstützung bei der Einführung digitaler Prozesse im Fachbereich
• Entwicklung, Pflege und Weiterentwicklung von Standards (Vorlagen, Checklisten, Verfahrensanweisungen und digitalen Ablagestrukturen)

Service- und Verwaltungsaufgaben

• Unterstützung der Fachbereichsleitung bei der Vorbereitung, Dokumentation und Abrechnung der leistungsorientierten Bezahlung (LOB)
• Bearbeitung von Dienstreiseangelegenheiten, einschließlich Erstellung von Dienstreiseaufträge sowie Prüfung und Vorbereitung der Reisekostenunterlagen
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial einschließlich Pflege der Inventarübersichten

Wir bieten Ihnen:

• angenehme Arbeitsumgebung in einem motivierten Team inkl. teambildender Maßnahme (Teamtag)
• attraktive Bezahlung nach TVöD (VKA) – Entgeltgruppe 5
• Jahressonderzahlungen sowie vermögenswirksame Leistungen
• Kostenlose PKW-Stellplätze sowie Zuschuss zum ÖPNV
• betriebliche Altersvorsorge (ZVK)
• verschiedene Qualifikations- und Weiterbildungsangebote
• 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr
• sicherer Arbeitsplatz in der Region

Wir erwarten von Ihnen:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Sekretär/-in oder
• Kenntnisse von ablauforganisatorischen Zusammenhängen
• sicherer Umgang mit Büro- und Kommunikationstechnik
• gültiger Führerschein Klasse B
• anwendungsbereite PC-Kenntnisse im Bereich Office-Programme (Word, Excel und PowerPoint)
• verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau C2)
• persönliche Integrität, Vorbildcharakter, Lernbereitschaft, Leistungsbereitschaft, Eigenmotivation, Selbstmanagement, Belastbarkeit, Flexibilität, Einsatzbereitschaft, Soziale Kompetenz, Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit
• erfolgreich abgeschlossener A I Lehrgang an einem Studieninstitut für kommunale Verwaltung

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen der Stelle, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.

Der Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa begrüßt Bewerbungen von Menschen, unabhängig von deren Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. In gleichem Maße werden Bewerbungen von Personen befürwortet, die ehrenamtlich Aufgaben und damit Verantwortung für unsere Gesellschaft übernehmen.

Bewerbungen von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen sind willkommen. Diese werden bei gleicher Eignung nach Maßgabe des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX) besonders berücksichtigt.

Vollständige und aussagefähige Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte bis zum 02.11.2026 an den

Landkreis Spree-Neiße/Wokrejs Sprjewja-Nysa

Haupt- und Personalverwaltung

Heinrich-Heine-Straße 1

03149 Forst (Lausitz)/Baršć (Łužyca)

oder per E-Mail in einer zusammengefassten Datei im pdf-Format mit einer Größe von max. 10 MB unter Angabe des Adressaten Haupt- und Personalverwaltung an

[email protected]

Hinweis:

Auf den Gebrauch von Bewerbungsmappen und auf die Vorlage von Bewerbungsfotos wird verzichtet. Es wird empfohlen, eine Behinderung/Gleichstellung zur Wahrung Ihrer Interessen bereits in der Bewerbung mitzuteilen und nachzuweisen.

Von der Zusendung von Eingangsbestätigungen und Zwischennachrichten wird abgesehen. Aus Kostengründen werden Bewerbungsunterlagen in Papierform nur zurückgesendet, soweit ein adressierter und ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist.

Bei Fragen zum Verfahren steht Herr Vietz als Ansprechpartner telefonisch unter der Nummer +49 3562 986-11123 zur Verfügung. Bei fachspezifischen Fragen gibt Frau Schröter Auskunft, telefonisch zu erreichen unter +49 3562 986-16101.

Information zur Datenverarbeitung

Weitere Hinweise finden Sie unter folgendem Link:

https://www.lkspn.de/aktuelles/ausschreibungen/stellenangebote.html

Gerne senden wir Ihnen die Informationen per pdf zu. Bitte wenden Sie sich per E-Mail an [email protected].