Office Management ist genau Dein Ding? Dann komm zu uns! (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Weitere Berufsbezeichnung:Hotelfachmann/-frauStellenbeschreibung:Wir suchen zum 1. November 2026 Verstärkung für unser Team.Office Support unterstützt Unternehmensberatungen, Kanzleien und Agenturen bei allem, was im Hintergrund funktionieren muss, damit vorne alles läuft. Und weil unsere Kunden unterschiedlich sind, ist es auch unser Arbeitsalltag: organisieren, koordinieren, kommunizieren, mitdenken – und manchmal mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft halten.Was Dich bei uns erwartetOffice Management & OrganisationDu hältst den Büroalltag am Laufen – von Post und zentralen E-Mail-Postfächern über Dokumentenmanagement und Materialbestellungen bis zur klassischen Administration.Kundenkontakt & KommunikationDu bist am Telefon, per E-Mail und vor Ort eine verlässliche Ansprechperson und unterstützt unsere Kunden bei den unterschiedlichsten Anliegen im Tagesgeschäft.Dokumente & PräsentationenDu erstellst und überarbeitest Dokumente, Berichte und Protokolle und bringst PowerPoint-Präsentationen auch optisch auf den Punkt – je nach Kunde in unterschiedlichen Corporate Designs.Recruiting & People-ThemenDu koordinierst Bewerbungsgespräche, übernimmst die Bewerberkorrespondenz und unterstützt bei Recruiting sowie On- und Offboarding.Workshops & EventsVom passenden Raum über Catering und Teilnehmermanagement bis zum Ablauf vor Ort: Du organisierst Workshops, Meetings sowie mehrtägige Veranstaltungen und behältst dabei den Überblick.Und sonst?Auch die Koordination unseres kleinen Fuhrparks gehört dazu.

Kurz gesagt: Die Aufgaben sind vielseitig – und kein Arbeitstag sieht ganz genauso aus wie der andere.Was Du mitbringstDu hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Immobilienkaufmann/-frau bzw. Hotelfachmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation und fühlst Dich im Office Management zu Hause.Idealerweise hast Du bereits erste Berufserfahrung gesammelt.

Entscheidend ist für uns aber weniger die genaue Berufsbezeichnung als Deine Persönlichkeit und Deine Art zu arbeiten.Mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint arbeitest Du sehr sicher und hast idealerweise bereits Erfahrung mit unterschiedlichen Format- und Corporate-Design-Vorgaben.Vor allem arbeitest Du strukturiert, sorgfältig und selbstständig, denkst mit und verlierst auch dann nicht den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf Deinem Schreibtisch landen.Du arbeitest gerne im Team, hast Freude am direkten Kundenkontakt und trittst freundlich, verbindlich und professionell auf.

Neue Programme und kundenspezifische Tools schrecken Dich nicht ab, ganz im Gegenteil, Du arbeitest Dich einfach ein.Eine hohe IT- und Digitalaffinität und keine Scheu davor, Dich in neue Programme und Systeme einzuarbeiten. Erste Erfahrungen im Umgang mit KI wären von Vorteil. Arbeitsort und -umfangHamburg Hafencity, vis-à-vis der Elbphilharmonie.

Vollzeit, 40 Stunden/Woche. Unsere Arbeit lebt von persönlicher Zusammenarbeit und Präsenz. Dein regulärer Arbeitsplatz befindet sich deshalb in unserem Büro.

Tageweises mobiles Arbeiten ist nach Absprache in Ausnahmefällen möglich.Ergänzende Informationen:Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: ZahlungsverkehrErweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Sachbearbeitung, Büromanagement, TextverarbeitungExpertenkenntnisse: Korrespondenz, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Postbearbeitung