Verwaltungsfachkraft (m/w/d)

Für unsere Seniorenwohnanlage suchen wir zeitnah eine Verwaltungsfachkraft (m/w/d) in Teilzeit zur Festanstellung mit 20h/Woche.

Fachliche Qualifikation

- Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung

- Mindestens zweijährige Berufserfahrung in der Verwaltung.

- betriebswirtschaftliche Kenntnisse

- Kenntnisse in Verwaltung und Buchführung (z.B. durch kaufmännische Ausbildung)

- Kenntnisse im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Marketing

Persönliche Qualifikation

- positive Einstellung zu pflegebedürftigen und alten Menschen

- Bereitschaft und Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, der Pflegedienstleitung, dem Pflegeteam und anderen sozialen Diensten

- Bereitschaft und Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsrat

- Organisationstalent

- Konfliktfähigkeit

- Fähigkeit zur Analyse, Reflexion und Synthese

- Verantwortungsbereitschaft

- Sicheres Auftreten und Kommunikationsvermögen

- Empathie / Einfühlungsvermögen

- Initiative und Einsatzbereitschaft

- Zuverlässigkeit

- Bereitschaft zur ständigen und umfassenden Weiterbildung

Ziele

- Effektive Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, der Pflegedienstleitung und der Mitarbeiter

- Sicherstellung eines modernen Rechnungswesens mit Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Statistiken sowie mit allgemeinen Verwaltungsaufgaben

- Erledigung von Steuer- und Versicherungsfragen

- Überwachung von Zahlungseingängen, Unterstützung der Geschäftsleitung

- Sicherung einer wirtschaftlichen Betriebsführung

- Beachtung der Qualitätspolitik und des Leitbildes des Pflegedienstes. Mithilfe und Mitgestaltung bei der Entwicklung und Umsetzung der Unternehmerphilosophie

Aufgaben / Tätigkeiten

Verwaltungs- und Organisationsaufgaben

- Telefondienst

- Akten anlegen und führen

- Erledigung von Schriftverkehr

- Vorbereitung von Sitzungen

- Anfertigung von Protokollen, Berichten und Aufstellungen

- Bearbeitung von Posteingang und Postausgang

- Sichtung und Auswertung von Fachinformationen, unter anderem Rechtsvorschriften, ggf. kleine Recherchen durchführen.

- Sammlung, Aufbereitung und Auswertung von Unterlagen und Dokumenten

- Vorbereitung von Besprechungen

- Überprüfung des Archivs unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Auftrags- und Rechnungsbearbeitung

- Abwicklung aller ein- und ausgehenden Aufträge

- Prüfung von Rechnungen auf ihre rechnerische und sachliche Richtigkeit

- Klärung von möglichen Differenzen

- Erstellung von Rechnungen

- Assistenz beim Erstellen einer Nebenkostenabrechnung

- Kontrolle von Zahlungsterminen / Bearbeitung von Mahnungen

Betriebliches Rechnungswesen

- Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung. Erstellung der Bilanz

- Erstellung der Investitions- und Instandhaltungsplanung

- Erfassung von Belegen

- Kontrolle der Konten

- Bearbeitung von Investitionen. Sicherstellung der Kostenkontrolle bei Investitionen

- Vorbereitung aller Dokumente für abschließende Bearbeitung durch das zuständige Rechnungsamt

Lohn- und Gehaltsabrechnung

- Beachtung der tariflichen und betrieblichen Vereinbarungen

- Ermittlung des Bruttoentgelts

- Ermittlung der Lohnfortzahlung

- Ermittlung der Abzüge

- Ermittlung der zu überweisenden Beträge

- Überweisung der Gehälter

- Führung der Personalakten

- Abrechnung von Dienstreisen und Außendiensttätigkeiten

- Mithilfe bei der Koordination und Organisation von Aus- und Weiterbildung

- Bearbeitung des Schriftverkehrs von Bewerbungen, Einstellungen und Kündigungen

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.