Assistenz Hauptverwaltung

Start: nächstmöglich | unbefristet | Teilzeit 50 % | Bezahlung: E 8 TVöD

(Vollzeit Jahresbrutto 44.800 € bis 54.368 €)

Das Stadtamt Durlach vereint als zentrale Anlaufstelle für rund 30.000

Menschen im größten Stadtteil Karlsruhes vielfältige kommunale Aufgaben unter

einem Dach und gestaltet Verwaltung nah an den Menschen vor Ort. In unserer

Hauptverwaltung laufen die Fäden zusammen: Sie koordiniert zentrale interne

Abläufe, verbindet unterschiedliche Bereiche und unterstützt die

Ortsvorsteherin bei der Steuerung des Stadtamts.

Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag

- Koordination des laufenden Geschäftsbetriebs: Sie organisieren die Abläufe

im Sekretariat, übernehmen das Terminmanagement und bereiten Besprechungen

organisatorisch vor und nach. Dabei stellen Sie relevante Unterlagen zusammen,

holen Rückmeldungen ein und behalten Fristen, Wiedervorlagen und offene

Arbeitsaufträge im Blick.

- Zentrale Schnittstelle:Sie bündeln Informationen und koordinieren die

Abstimmung zwischen der Leitung der Hauptverwaltung, der Personalstelle, den

Fachbereichen und weiteren Organisationseinheiten.

- Administrative Sachbearbeitung: Sie bearbeiten selbständig wiederkehrende

Verwaltungsvorgänge und die laufende Korrespondenz und unterstützen die Leitung

der Hauptverwaltung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.

- Vertretung: Sie vertreten die Assistenz der Ortsvorsteherin bei

Abwesenheit, insbesondere während Urlaubs- und Krankheitszeiten, und stellen

damit die verlässliche Fortführung der organisatorischen Abläufe im

Leitungsbereich sicher.

Ihr Profil auf einen Blick:

- Qualifikation:Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als

Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine

vergleichbare Qualifikation.

- Fachkenntnisse: Der sichere und routinierte Umgang mit den gängigen

MS-Office-Anwendungen zeichnet Sie aus. Idealerweise bringen Sie zudem

Erfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich mit.

- Kompetenzen: Organisationstalent, Diskretion und eine zuverlässige,

selbständige Arbeitsweise zeichnen Sie aus. Auch bei wechselnden Anforderungen

behalten Sie den Überblick und setzen die richtigen Prioritäten. Mit Ihrer

Kommunikationsstärke und einem freundlichen, verbindlichen Auftreten schaffen

Sie die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und

Kolleg*innen. Für eine verlässliche Erreichbarkeit des Sekretariats bringen Sie

die Bereitschaft mit, Ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten.

Ihre Bewerbung

Online über unser Bewerbungsportaloder postalisch an Stadt Karlsruhe,

Stadtamt Durlach, 76124 Karlsruhe

Bewerbungsfrist: 31.10.2026 | Kennziffer: 150.26.015

Ansprechperson: Anja Bormeth, Personalstelle, Telefon 0721/133-1911, E-Mail:

[email protected]