Verwaltungsangestellte/n für das Sekretariat (m/w/d) (Verwaltungsfachangestellte/r - Landesverwaltung)

Für die Studienkommission Chemie suchen wir eine/nVerwaltungsangestellte/n für das Sekretariat (m/w/d)Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.Die Studienkommission Chemie gestaltet die Weiterentwicklung der Studiengänge des Fachbereichs Chemie mit und unterstützt die Qualitätssicherung in Studium und Lehre. Sie arbeitet eng mit dem Studiendekan, der Studiengangkoordination, den Prüfungsausschüssen, Lehrenden, Studierenden und der Universitätsverwaltungzusammen. Das Sekretariat organisiert die Abläufe der Kommission und unterstützt die Beteiligten zuverlässig bei administrativen Aufgaben. Sie erwarteteine vielseitige Tätigkeit an einer zentralen Schnittstelle von Studium, Lehre und Verwaltung.Ihr Profil:* abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation* Erfahrung in Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, idealerweise im Hochschulumfeld, ist wünschenswert* sicherer Umgang mit Microsoft Office; Kenntnisse in SAP und TYPO3 sind von Vorteil* sorgfältige, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick* freundliches und serviceorientiertes Auftreten, Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit* sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und SchriftIhre Aufgaben:* Organisation der laufenden Geschäfte der Studienkommission Chemie und der zugehörigen Prüfungsausschüsse* Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, einschließlich Terminabstimmung, Einladungen, Sitzungsunterlagen und Protokollen* administrative Unterstützung des Studiendekans, der Studiengangkoordination und der wissenschaftlichen Mitarbeitenden in Studium und Lehre* Anlaufstelle für Studierende, Lehrende sowie interne und externe Stellen; deutsch- und englischsprachige Korrespondenz* Pflege von Dokumenten, Übersichten und Webinhalten der Studienkommission sowie Unterstützung bei Informationsveranstaltungen* Verwaltungsaufgaben im Finanzbereich, insbesondere Bestellungen, Rechnungsbearbeitung und Bewirtschaftung von Mitteln für Studium und Lehre* administrative Unterstützung bei Personalangelegenheiten, Lehraufträgen und Beschäftigungen studentischer HilfskräfteWir bieten:* abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle von Studium, Lehre und Hochschulverwaltung* kollegiales Arbeitsumfeld und Zusammenarbeit mit Studiendekan, Studiengangkoordination, Lehrenden und Studierenden* flexible Gestaltung der Arbeitszeit im Rahmen der Gleitzeitregelung* umfangreiches Weiterbildungsangebot und Angebote des Hochschulsports* sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst sowie Jobticket für den öffentlichen Nahverkehrstellen-portalhttps://www.uni-ulm.de/stellen-portalNutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!Ergänzende Informationen:Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Personalwesen, Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Notizprogramm OneNote (MS Office), Mittelbewirtschaftung, Abrechnung, Stammdatenpflege, Steuerrecht, Buchführung, BuchhaltungErweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Kunden-, Besucherempfang, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Akten, Schriftgut verwalten, Sachbearbeitung, Büromanagement, Präsentationsunterlagen erstellenExpertenkenntnisse: Besprechungsvorbereitung, -organisation, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Postbearbeitung, Terminplanung, -überwachung