Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Assistenz der Geschäftsführung · Office · vorbereitende Buchhaltung
Teilzeit · 25 Std./Woche · Kiel / Altenholz · ab sofort

Teamplay Sports entwickelt, organisiert und vermarktet Sportcamps, Events und Trainingsformate – mit Schwerpunkt auf Handball-Camps für Kinder und Jugendliche. Gemeinsam mit der Teamplay Hotel GmbH arbeiten wir in einem wachsenden, unternehmergeführten Umfeld mit kurzen Wegen und viel Gestaltungsspielraum.

Deine Rolle:
Du bist die Assistenz der Geschäftsführung und arbeitest eng mit dem operativen Geschäftsführer und der Prokuristin zusammen. Du hältst das Büro organisiert, sorgst für saubere Zahlen im Hintergrund und nimmst der Geschäftsführung/Prokuristin im Tagesgeschäft spürbar Arbeit ab.

Deine Aufgaben

● Schnittstelle Steuerbüro & Lohn: Zuarbeit und Abstimmung mit dem Steuerbüro für TPS und TPH, Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung (Unterlagen, Meldungen, Belege).

● Vorbereitende Buchhaltung: Belegerfassung, Buchungsexporte nach DATEV (Unternehmen online), Pflege der offenen Posten (OPOS), Zuarbeit für Monats- und Jahresabschluss.

● Auftragswesen: Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen.

● Einkauf & Bestellwesen: Bestellungen, Abstimmung mit Lieferanten, Büromaterial und Beschaffung.

● Büroorganisation & Büroordnung: Ablage- und Dokumentenstruktur (u. a. SharePoint), Post, allgemeine Organisation des Büroalltags.

● Vertragsadministration: Verwaltung von Verträgen, Nachhalten von Fristen und Dokumenten.

● Assistenz der Geschäftsführung: Terminvorbereitung, Koordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und Prokuristin im Tagesgeschäft.

Das bringst du mit

● Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Steuerfachangestellte:r, Industriekaufleute) oder vergleichbare Qualifikation

● Einschlägige Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, idealerweise mit Bezug zu vorbereitender Buchhaltung

● Sicherer Umgang mit DATEV Unternehmen online wünschenswert

● Routine in MS Office, insbesondere Outlook und Excel

● Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise

● Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Personal- und Finanzdaten

● Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Das ist ein Plus

● Erfahrung im Auftragswesen (Angebots- und Rechnungserstellung) und in der OPOS-Pflege

● Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Steuer- und Lohnbüro

● Kenntnisse in CRM/Dynamics, SharePoint und Teams

● Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung

● Freude am Sport-, Camp- und Veranstaltungsumfeld

Das bieten wir dir/ Rahmenbedingungen

● Eine vielseitige Schlüsselrolle mit direktem Draht zu Geschäftsführung und Prokuristin

● Kurze Entscheidungswege und echten Gestaltungsspielraum in einem wachsenden Sportunternehmen

● Abwechslung durch zwei Gesellschaften (Sport + Hotel) statt reiner Routine

● Ein wertschätzendes, sportliches Team mit klarer Kommunikation

● Mobiles Arbeiten nach Absprache möglich

● Trainingsmöglichkeiten im FIT

Ergänzende Informationen:
Homeoffice:
Umfang: Nach Vereinbarung
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Terminplanung, -überwachung
Erweiterte Kenntnisse: Büromanagement, Ablage, Registratur, Kundenberatung, -betreuung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Postbearbeitung, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz