Office Manager (m/w/d) – Finanzen / Personaladministration (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Wir bringen Leistung. Zusammen.

Arbeitsort: Ratingen
Job-ID: 11803
40 Wochenstunden

Die BPS Personalmanagement GmbH ist eine moderne Personalberatungs- und Coachingagentur. Im Auftrag eines Kundenunternehmens in Ratingen ist die Stelle Office Manager (m/w/d) – Finanzen / Personaladministration zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.

Benefits

- Gehalt: 40.000 - 50.000 EUR pro Jahr, je nach Erfahrung und Qualifikation
- Flexible Arbeitszeit: Vollzeit mit 40 Stunden oder, für den passenden Kandidaten, eine 4-Tage-Woche mit angepasstem Gehalt
- Gelegentliches Homeoffice nach erfolgreicher Einarbeitung
- Einstieg auch mit etwas weniger Erfahrung möglich, wenn die Eigenschaften passen
- Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen
- Aktiver Einfluss: Sie bauen das Team am Standort Ratingen mit auf und gestalten Prozesse und Systeme mit
- Einarbeitung in die Zahlungsabwicklung, falls dort noch Erfahrung fehlt
- Internationales Umfeld mit direkter Zusammenarbeit mit der britischen Zentrale
- Spannende Projekte, unter anderem ein großes Rechenzentrumsprojekt in Frankfurt
- Sofortiger Start möglich

Aufgabengebiet

- Steuerung des täglichen Bürobetriebs und Verwaltung von Bürobedarf, Ausstattung und externen Dienstleistern
- Koordination von Geschäftsreisen und Unterkünften
- Organisation von Besprechungen inkl. Tagesordnungen und Maßnahmenprotokollen sowie Bearbeitung eingehender Korrespondenz
- Erfassung von Lieferantenrechnungen, Abgleich mit Bestellungen und Klärung von Abweichungen
- Vorbereitung und Durchführung von Zahlungen bzw. Zahlungsläufen zur Freigabe durch die Geschäftsleitung
- Überwachung offener Kunden- und Lieferantenkonten, Unterstützung bei Finanzberichterstattung, Forderungsmanagement und Kundenabrechnung
- Zusammenstellung der Unterlagen für die externen Steuerberater/Buchhalter, die Buchhaltung und Gehaltsabrechnung übernehmen
- Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen (Freigaben, Liefertermine, Verzögerungen)
- Pflege von Lieferantenstammdaten und Preisinformationen, Aufnahme neuer Lieferanten, Einholung von Angeboten und Unterstützung bei der Lieferantenauswahl
- Organisation von Ein- und Austritten, Pflege von Personalakten und Mitarbeiterdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Koordination von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen, Verwaltung von Abwesenheiten sowie Schulungs- und Compliance-Nachweisen, administrative Unterstützung bei der Rekrutierung
- Bearbeitung von Kundenaufträgen und -anfragen, Projektadministration vom Auftragseingang bis zum Abschluss inkl. Dokumentation und Ablage
- Administrative Unterstützung der operativen Teams
- Pflege gelenkter Dokumente und Unterstützung des Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001, Sicherstellung gesetzes- und richtlinienkonformer Prozesse, Pflege von Nachweisen zu Arbeitsschutz und Schulungen
- Zentrale administrative Ansprechperson zwischen der deutschen Gesellschaft und der britischen Zentrale
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei Berichten und Präsentationen, Datenpflege im CAFM-, HR- und weiteren Systemen
- Einführung neuer Systeme und Prozesse, Umsetzung von Effizienzverbesserungen und weitere Aufgaben nach betrieblichem Bedarf

Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Kaufmann, Kauffrau für Büromanagement, oder gleichwertige Qualifikation
- Fließende Deutschkenntnisse (C1 - zwingend erforderlich) in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B2), da die Kommunikation mit der Führungskraft auf Englisch erfolgt
- Berufserfahrung im Office Management oder in der Geschäftsadministration
- Erfahrung in der Finanz-, Einkaufs- oder Personaladministration, gern in einem wachsenden Unternehmen; eine Buchhaltungsqualifikation ist nicht erforderlich
- Erfahrung mit ERP-, Buchhaltungs- oder Geschäftsmanagementsystemen (z. B. DATEV, Joblogic) und mit ISO 9001 bzw. Qualitätsmanagementsystemen ist von Vorteil
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Excel und Word
- Gute organisatorische Fähigkeiten, Zeitmanagement und sichere Priorisierung mehrerer Aufgaben und Fristen
- Zuverlässige, vertrauenswürdige, proaktive, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Sorgfalt und Genauigkeit
- Professionelle Kommunikation, Kunden- und Serviceorientierung sowie hohe Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Flexible, anpassungsfähige und positive Persönlichkeit mit Freude an kontinuierlicher Verbesserung und am Aufbau konstruktiver Arbeitsbeziehungen auf allen Ebenen

Wir freuen uns auf vollständige, digitale Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf und Zeugnisse als PDF!)