Assistent*in der Institutsleitung (m/w/d)

* Organisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft der Institutsdirektion

* Administrative Aufgaben im Rahmen der Krankenversorgung und im Bereich Forschung und Lehre: Bearbeitung von Personalmaßnahmen wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Mitarbeiter sowie die Kontrolle von Drittmittelkonten

* Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen

* Mitarbeit, eigenständige Koordination oder Übernahme von internen und abteilungsübergreifenden Projekten des Instituts

* Vorbereitung und Unterstützung bei der Planung von Lehrveranstaltungen, Koordination klinikinterner Fort- und Weiterbildungen

* Allgemeine Sekretariatsaufgaben, selbstständige Erledigung der Korrespondenzen (Telefonannahme, Büroorganisation, Terminplanung, schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache)

* Unterstützung bei der Erstellung von Arztbriefen, Zeugnissen sowie Schreiben nach Diktat

* Bestellwesen und Rechnungserstellung

* Eine abgeschlossene Ausbildung im Gesundheitssektor, vorzugsweise im Krankenhaus, ist zwingend erforderlich: z.B. Medizinische\*r Fachangestellte\*r, Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen oder eine mehrjährige Tätigkeit in vergleichbarer Stellung

* Eine selbständige, sorgfältige sowie strukturierte Arbeitsweise, ein loyales Verhalten und eine hohe Leistungsbereitschaft sowie Diskretion

* Souveränität und Verbindlichkeit im persönlichen Kontakt und am Telefon

* Dienstleistungsorientiertes Handeln und diplomatisches Geschick

* freundliches Auftreten, ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent

* Formulierungssicherheit, gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse der deutschen Sprache sowie gute Englischkenntnisse

* sicherer Umgang in moderner Datenverarbeitung (MS Office, MS Outlook, ORBIS-MED)

* Flexibilität und Belastbarkeit

* Freude an eigenständigem und verantwortungsvollem Arbeiten