Office Manager (m/w/d) – Finanz- & Personaladministration (m/w/d)

Wir bringen Leistung. Zusammen.

Arbeitsort: Ratingen

Job-ID: 11803 BPS01!

40 Wochenstunden

Die BPS Personalmanagement GmbH ist eine moderne Personalberatungs- und Coachingagentur. Im Auftrag eines Kundenunternehmens in Ratingen ist die Stelle Office Manager (m/w/d) – Finanz- & Personaladministration (m/w/d) zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.

# Benefits

- Gehalt: 40.000 - 50.000 EUR pro Jahr, je nach Erfahrung und Qualifikation

- Flexible Arbeitszeit: Vollzeit mit 40 Stunden oder, für den passenden Kandidaten, eine 4-Tage-Woche mit angepasstem Gehalt

- Gelegentliches Homeoffice nach erfolgreicher Einarbeitung

- Einstieg auch mit etwas weniger Erfahrung möglich, wenn die Eigenschaften passen

- Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen

- Aktiver Einfluss: Sie bauen das Team am Standort Ratingen mit auf und gestalten Prozesse und Systeme mit

- Einarbeitung in die Zahlungsabwicklung, falls dort noch Erfahrung fehlt

- Internationales Umfeld mit direkter Zusammenarbeit mit der britischen Zentrale

- Spannende Projekte, unter anderem ein großes Rechenzentrumsprojekt in Frankfurt

- Sofortiger Start möglich

# Aufgabengebiet

- Steuerung des täglichen Bürobetriebs und Verwaltung von Bürobedarf, Ausstattung und externen Dienstleistern

- Koordination von Geschäftsreisen und Unterkünften

- Organisation von Besprechungen inkl. Tagesordnungen und Maßnahmenprotokollen sowie Bearbeitung eingehender Korrespondenz

- Erfassung von Lieferantenrechnungen, Abgleich mit Bestellungen und Klärung von Abweichungen

- Vorbereitung und Durchführung von Zahlungen bzw. Zahlungsläufen zur Freigabe durch die Geschäftsleitung

- Überwachung offener Kunden- und Lieferantenkonten, Unterstützung bei Finanzberichterstattung, Forderungsmanagement und Kundenabrechnung

- Zusammenstellung der Unterlagen für die externen Steuerberater/Buchhalter, die Buchhaltung und Gehaltsabrechnung übernehmen

- Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen (Freigaben, Liefertermine, Verzögerungen)

- Pflege von Lieferantenstammdaten und Preisinformationen, Aufnahme neuer Lieferanten, Einholung von Angeboten und Unterstützung bei der Lieferantenauswahl

- Organisation von Ein- und Austritten, Pflege von Personalakten und Mitarbeiterdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

- Koordination von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen, Verwaltung von Abwesenheiten sowie Schulungs- und Compliance-Nachweisen, administrative Unterstützung bei der Rekrutierung

- Bearbeitung von Kundenaufträgen und -anfragen, Projektadministration vom Auftragseingang bis zum Abschluss inkl. Dokumentation und Ablage

- Administrative Unterstützung der operativen Teams

- Pflege gelenkter Dokumente und Unterstützung des Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001, Sicherstellung gesetzes- und richtlinienkonformer Prozesse, Pflege von Nachweisen zu Arbeitsschutz und Schulungen

- Zentrale administrative Ansprechperson zwischen der deutschen Gesellschaft und der britischen Zentrale

- Unterstützung der Geschäftsleitung bei Berichten und Präsentationen, Datenpflege im CAFM-, HR- und weiteren Systemen

- Einführung neuer Systeme und Prozesse, Umsetzung von Effizienzverbesserungen und weitere Aufgaben nach betrieblichem Bedarf

# Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Kaufmann, Kauffrau für Büromanagement, oder gleichwertige Qualifikation

- Fließende Deutschkenntnisse (C1 - zwingend erforderlich) in Wort und Schrift

- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens B2), da die Kommunikation mit der Führungskraft auf Englisch erfolgt

- Berufserfahrung im Office Management oder in der Geschäftsadministration

- Erfahrung in der Finanz-, Einkaufs- oder Personaladministration, gern in einem wachsenden Unternehmen; eine Buchhaltungsqualifikation ist nicht erforderlich

- Erfahrung mit ERP-, Buchhaltungs- oder Geschäftsmanagementsystemen (z. B. DATEV, Joblogic) und mit ISO 9001 bzw. Qualitätsmanagementsystemen ist von Vorteil

- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Excel und Word

- Gute organisatorische Fähigkeiten, Zeitmanagement und sichere Priorisierung mehrerer Aufgaben und Fristen

- Zuverlässige, vertrauenswürdige, proaktive, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Sorgfalt und Genauigkeit

- Professionelle Kommunikation, Kunden- und Serviceorientierung sowie hohe Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

- Flexible, anpassungsfähige und positive Persönlichkeit mit Freude an kontinuierlicher Verbesserung und am Aufbau konstruktiver Arbeitsbeziehungen auf allen Ebenen

Bewerbungsunterlagen bitte im PDF-Format einreichen. Eine zeitnahe Rückmeldung erfolgt im Anschluss.