Projektassistenz

Die PB TGA Gesellschaft für Planungs- und Beratungsdienstleistungen ist ein ganzheitlicher Partner für alle Leistungen der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA) entlang des gesamten Lebenszyklus einer Immobilie. Wir unterstützen den Auftraggeber bei allen Prozessen – von der fundierten Planung auf Basis der HOAI bis zur termingerechten Realisierung und darüber hinaus.

Weitere Leistungen unseres Portfolios sind u.a. die gesamtheitliche Beratung (Technisches Baumanagement, Technische Projektsteuerung, Bestandsoptimierung und Revitalisierung, ökologisch-ökonomische Beratung, Energiekonzepte, Energiemanagement, Energiemonitoring, Digitalisierung und Simulation) und das Inbetriebnahmemanagement.

Unser dynamisches Team überzeugt durch frische Ideen, digitalen Technologien und eine Unternehmensstruktur, die aufbleibende Werte wie Qualität, Zuverlässigkeit, Vertrauen und Termintreue setzt.

Für unsere Firmenstandort in Hürth und für unsere Niederlassung in Köln suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

- Projektassistent/in (m/w/d) -

Ihr Aufgabenfeld

Projektbezogen:

• Selbstständige Korrespondenz oder nach Diktat (Erstellung von projektbezogenen Schriftstücken wie Aktenvermerke, E-Mails, Fotodokumentationen, div. Beschreibungen etc.) inkl. Ablage als Datei oder in Papier
• Verwaltung des Postein- und ausgangs inkl. Ablage als Datei oder in Papier
• Anlage von Projekten inkl. Pflege des Projektes auf dem Projektlaufwerk sowie der Master-PST
• Auswertung von Angeboten/Schreiben von Vergabevermerken
• Nachhalten von Abgabeterminen und Fristen
• Erstellung von Projektstrukturen
• Arbeiten mit COSOBA:
• Erstellung und Formatierung von Leistungsverzeichnissen
• Ein- und Auslesen von Leistungsverzeichnissen
• Erzeugen von Preisspiegeln
• Unterstützung der Kostenberechnungen/Erstellen von Kostenschätzungen
• Rechnungsprüfung (inhaltlich und rechnerisch) nach Aufmaß und Stundenzettel
• Führen und Nachhalten von Zeitnachweisen
• Bearbeiten von Mangelanzeigen
• ggf. Projektbezogene Tools aneignen (z. Bsp. My Futura)
• u.v.m.

Allg. Backoffice:

• Annahme Telefonate
• Abgabe öffentliche Ausschreibungen
• Ablage E-Mailverkehr
• Erstellen von Teams-Besprechungen
• Reisekoordination
• Kalenderpflege
• Vor- und Nachbereitung div. Termine
• Erstellen, Pflegen und Nachhalten von Dokumentenvorlagen
• Selbstständige Korrespondenz oder nach Diktat inkl. Ablage als Datei oder in Papier
• Erstellung div. Excel-Listen oder PowerPoint-Präsentationen
• Teilnahme von Besprechungen und Meeting inkl. Führung von Protokollen
• Empfangsdienst (Zentralen E-Mailposteingang verwalten, Empfang und Bewirtung von Gästen, Annahme und Weiterleitung von Telefongesprächen usw.)
• Mitwirken bei operativen Prozessen
• Archivierung (Digital sowie in Papier)
• Gelegentlich Organisation div. Veranstaltungen
• Recherche in den öffentlichen Vergabeportalen nach Leistungsspezifischen Ausschreibungen
• Ausfüllen und hochladen der entsprechenden spezifischen Ausschreibungen hierzu gehört:
• Ausfüllen der Formulare
• Eintragung spezifische Kennzahlen (Umsatz, Mitarbeiter etc.)
• Erstellung Präsentationen auf die entsprechende Zuschlagsmatrix inkl. Teamorganigramm

Ihr Profil

• Abgeschlossene Studium Kaufmännische Ausbildung (Kauffrau für Büromanagement, Kauffrau für Bürokommunikation oder ähnliches)
• mehrjährige Berufserfahrung wünschenswert im Bereich Bauwesen
• selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• hohe Kompetenz im Bereich der Organisation und Kommunikation
• Gute Kenntnisse im Bereich Word, Excel und Power Point
• Lust auf einen Wechsel und arbeiten in einem innovativen Team

Wir bieten Ihnen

• Eine unbefristete Festanstellung in Teil-/Vollzeit
• abwechslungsreiche Projekte und Herausforderungen bei interessanten privaten / öffentlichen Auftraggebern in verschiedenen Bereichen der Immobilienwirtschaft
• Entwicklungs- und Karriereperspektiven in einem wachsenden Unternehmen
• Möglichkeit zur Weiterentwicklung nach individuellem Bedarf
• Ein hochmotiviertes, dynamisches und sympathisches Team