Office-Manager (m/w/d)

Wir suchen einen vielseitigen und engagierten Office Manager (m/w/d) in Teilzeit ab 20 Stunden pro Woche für unsere Zentrale in Freilassing.

Seit 100 Jahren steht unser Familienunternehmen für zuverlässige Dienstleistungen rund um die Zollabfertigung. Heute verbinden wir diese Erfahrung mit modernen, digitalen Arbeitsweisen. Mit mehreren Büros an wichtigen Grenzstellen – unter anderem an der deutsch-schweizerischen, deutsch-österreichischen und deutsch-tschechischen Grenze – sind wir nah an unseren Kunden und ihren täglichen Herausforderungen.

Du möchtest Verantwortung übernehmen, digitale Prozesse mitgestalten und dafür sorgen, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Dann erwartet dich bei uns eine abwechslungsreiche Schlüsselposition mit viel Gestaltungsspielraum.

**Deine Aufgabenbereiche**

**Human Resources**

Im Personalbereich übernimmst du eine zentrale Rolle: Du steuerst unsere digitalen HR-Prozesse in Personio, entwickelst sie kontinuierlich weiter und bringst eigene Ideen ein. Vorerfahrung mit Personio ist dabei willkommen, aber kein Muss. Zu deinen Schwerpunkten gehören:

- Pflege der Mitarbeiterstammdaten sowie Verwaltung von Arbeitszeiten, Urlaubstagen und weiteren Bewegungsdaten

- Gestaltung professioneller Abläufe vom Onboarding bis zum Offboarding für eine positive Employee Experience

- Aufbereitung relevanter Personalkennzahlen, Berichte und Analysen als fundierte Entscheidungsgrundlage

- Aktive Weiterentwicklung von Personio als Key User – von Arbeitszeitmodellen und Freigabeworkflows über digitale Signaturen bis hin zu automatisierten HR-Prozessen

Darüber hinaus koordinierst du alle lohnabrechnungsrelevanten Informationen vollständig und termingerecht. Als zentrale Schnittstelle zu unserem Steuerberater stellst du eine reibungslose Lohnabrechnung sicher und betreust Fragestellungen rund um Personalabrechnung, Sozialversicherung und Arbeitsrecht kompetent und praxisnah.

**Assistenz der Geschäftsführung**

Als organisatorische Schaltstelle hältst du der Geschäftsführung im Tagesgeschäft den Rücken frei und übernimmst vielseitige administrative Aufgaben. Interne und externe Kommunikation koordinierst du souverän, sodass Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommen. Geschäftsdokumente bereitest du professionell und adressatengerecht auf; mit vertraulichen Informationen gehst du jederzeit verantwortungsvoll und diskret um. Auch unser monatlicher Newsletter liegt in deinen Händen – hier bringst du relevante Themen ansprechend und prägnant auf den Punkt.

**Organisation von Firmenveranstaltungen**

Ob jährlicher Betriebsausflug oder professioneller Messeauftritt: Mit deinem Organisationstalent schaffst du Erlebnisse, die in Erinnerung bleiben. Dabei führst du alle Fäden zusammen, koordinierst die Details und sorgst gemeinsam mit dem Team für einen überzeugenden Auftritt unseres Unternehmens.

**Einkauf und Beschaffung**

Im Einkauf verbindest du Organisationstalent mit wirtschaftlichem Denken. Büromaterialien, Ausstattung und Dienstleistungen beschaffst du bedarfsgerecht und kostenbewusst, während du Wartungsverträge und IT-Ressourcen zuverlässig im Blick behältst. Passende Lieferanten identifizierst du eigenständig, vergleichst Angebote, verhandelst attraktive Konditionen und überwachst die vereinbarten Liefertermine. Kreativität ist ebenfalls gefragt: Mit digitalen Tools wie Canva entwickelst du ansprechende Werbegeschenke für unsere Kunden.

**Was du mitbringst**

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation bildet die ideale Grundlage für diese vielseitige Position. Erste Berufserfahrung im Personalwesen oder in einem ähnlich breit gefächerten Aufgabenbereich ist von Vorteil. Entscheidend ist vor allem deine Freude daran, Verantwortung zu übernehmen, Themen proaktiv voranzutreiben und auch dann den Überblick zu behalten, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig Aufmerksamkeit verlangen. Eine strukturierte, eigenverantwortliche und digitale Arbeitsweise zeichnet dich ebenso aus wie eine klare, verbindliche und wertschätzende Kommunikation. Idealerweise kennst du bereits HR-Tools wie Personio; mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen gehst du sicher um. Weil du mit sensiblen Informationen arbeitest, sind Zuverlässigkeit und absolute Diskretion für dich selbstverständlich.

**Was wir dir bieten**

Dich erwartet eine vielseitige Teilzeitposition ab 20 Stunden pro Woche in unserer Zentrale in Freilassing. Die Arbeitszeit verteilst du auf mindestens vier Tage pro Woche; nach Absprache ist mobiles Arbeiten teilweise möglich. Kurze Entscheidungswege, moderne digitale Prozesse und echter Gestaltungsspielraum geben dir die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und deinen Aufgabenbereich aktiv weiterzuentwickeln. Zusätzlich unterstützen wir deine Mobilität mit JobRad und bieten dir mit einer monatlich aufgeladenen Edenred-Card einen attraktiven steuerfreien Sachbezug.

**Du erkennst dich wieder?**

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen. Sende uns einfach eine kurze Nachricht oder direkt deinen Lebenslauf an [[email protected]](https://mailto:[email protected]) – wir melden uns zeitnah bei dir.