Bürokraft / Mitarbeiterin im Sekretariat (m/w/d) für den Heilmittel- und Reha-Bereich - ZAP (Kaufmann/-frau - Gesundheitswesen)

Zentrum für Rehabilitation und Physiotherapie Stolberg GmbH (ZAP)

Zur Nachfolge unserer langjährigen Mitarbeiterin suchen wir eine

Bürokraft / Mitarbeiter im Sekretariat (m/w/d) für den Heilmittel- und Reha-Bereich

in Voll- / Teilzeit (mind. 25 Stunden/Woche)

Über uns

Wir sind eine Tochtergesellschaft des Bethlehem Gesundheitszentrums. Unser Zentrum sichert die qualifizierte therapeutische Versorgung in der Region. Sie halten unseren Therapeuten den Rücken frei. Ohne Ihre Struktur bricht die Terminvergabe ein. Sie sind das organisatorische Herzstück unseres Zentrums. Ihr Einsatz sichert eine optimale Auslastung und zufriedene Patientinnen und Patienten.

Ihre Aufgaben

Sie betreuen zwei zentrale Säulen unseres Zentrums und halten unseren Therapeuten und Ärzten den Rücken frei:

1. Reha-Management & -Koordination

- Antrags- und Kostenträgerabwicklung: Sie sichten Reha-Anträge, klären die Rehabilitationsfähigkeit mit dem Reha-Arzt ab und rufen Kostengenehmigungen ab. Sie bearbeiten Rückfragen von Krankenkassen, Krankenhäusern, Sozialdiensten sowie des Medizinischen Dienstes.
- Patienten-Onboarding & Betreuung: Sie führen den telefonischen Erstkontakt, leiten das Aufnahmegespräch am 1. Tag, holen Unterschriften ein, klären über Abläufe (Therapie, Verpflegung, Transport) auf und führen Patienten durch die Räumlichkeiten. Für Anliegen der Rehabilitanden bieten Sie eine tägliche Sprechstunde an.
- Maßnahmenplanung & -verlängerung: Sie legen Reha-Maßnahmen und Mappen (für Therapeuten und Ärzte inkl. Befunden) an. Sie planen Verlängerungen, beantragen diese beim Kostenträger und organisieren notwendige Krankentransporte.
- Entlassmanagement: Sie bereiten Entlassunterlagen vor, führen das Abschlussgespräch, klären über die Nachsorge (z. B. IRENA/TRENA der DRV) auf und informieren den Kostenträger über die Entlassung.

2. Heilmittelbereich & allgemeine Verwaltung

- Kundenkontakt: Sie sind die erste Anlaufstelle für Patientinnen und Patienten – persönlich, telefonisch (inkl. Anrufbeantworter-Pflege) und schriftlich.
- Rezept- und Stammdatenpflege: Sie legen Rezepte an, prüfen diese auf Korrektheit und halten bei Fehlern Rücksprache mit Arztpraxen.
- Termin- und Auslastungssteuerung: Sie koordinieren Termine flexibel bei krankheitsbedingten Ausfällen, kontrollieren die Auslastung von Gruppenterminen und händigen Tagespläne sowie Patientenmappen aus.
- Abrechnung & Archivierung: Sie erstellen Zuzahlungsrechnungen, prüfen die Abrechenbarkeit mit den Kostenträgern, bearbeiten die Post und übernehmen das Scannen sowie die rechtssichere Archivierung.

Ihr Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kaufmann/-frau im Gesundheitswesen, Medizinische/r Fachangestellte/r (MFA) oder Erfahrung im Praxis-/Reha-Management
- Fundierte Kenntnisse im Umgang mit Rezepten, Heilmittelrichtlinien und der Kommunikation mit Kostenträgern (Krankenkassen, Rentenversicherung)
- Ausgeprägtes Organisationstalent: Sie behalten auch bei hohem Telefonaufkommen, Akut-Anfragen und kurzfristigen Terminverschiebungen stets den Überblick
- Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise sowie eine empathische und professionelle Kommunikation mit Patienten, Ärzten und Therapeuten

Wir bieten Ihnen

- Eine individuelle und gezielte Einarbeitung
- Flexible und individuelle Arbeitszeitgestaltung
- 5 Tage Fortbildungsurlaub im Kalenderjahr
- Vergütung nach AVR-Caritas
- Urlaubsanspruch von 31 Tagen
- Zahlreiche Mitarbeitervergünstigungen bei rund 800 Geschäften und Dienstleistern
- Arbeitgeberbezuschusste betriebliche Altersversorgung (6 % des Monatsbrutto) sowie vermögenswirksame Leistungen
- E-Bike-Leasing
- Mitarbeiterrabatte in der Cafeteria
- Gesundheitsfördernde Angebote (z.B. Gesundheitskurse)
- Vergünstigte Mitarbeiterparkplätze

Weitere Auskünfte

Marc Unterberger

Leitung ZAP

Tel: 02402/107-8046

Wir freuen uns Sie kennenzulernen!

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