Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat (Sekretär/in)

In der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft ist die folgende Position zu besetzen:

Teamassistentin / Office Managerin (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat

Informationen zur Fakultät, unseren Studiengängen u. a. finden Sie unter: https://www.uni-bielefeld.de/fakultaeten/linguistik-literaturwissenschaft/index.xml

Ihre Aufgaben

- Allgemeine Sekretariatsaufgaben (ca. 90 %), insbesondere:
- selbständige und verantwortungsvolle Büroorganisation des Sekretariats
- Unterstützung bei der Lehrveranstaltungsvorbereitung, u. a. Eintragungen ins eKVV
- Planung und Unterstützung bei der Durchführung der schriftlichen Prüfungen
- Erledigung von Korrespondenz sowie Auskunftserteilung auf telefonischen, postalischen oder elektronischen Kommunikationswegen
- Terminmanagement, Wiedervorlage, Postein- und -ausgang sowie Aktenführung
- diverse Schreibtätigkeiten (neben der allgemeinen Korrespondenz auch Aktenvermerke, Berichte, Protokolle, Synopsen etc.)
- Betreuung der Internetauftritte sowie Forschungs- und Publikationsdatenbanken der Arbeitsbereiche
- Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Tagungen, Workshops, Kolloquien und
- Exkursionen sowie Betreuung der Gastwissenschaftler*innen

Die Wahrnehmung der o. g. Aufgaben erfolgt zu 50 % in spanischer Sprache.

- Mitarbeit in Finanzangelegenheiten und Drittmittelprojekten der Arbeitsbereiche (ca. 10 %), insbesondere:
- Ermittlung von Finanzbedarfen
- Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel mittels SAP
- Erstellung einfacher Ausgabeübersichten
- Unterstützung in Beschaffungsangelegenheiten

Ihr Profil
Das erwarten wir

- abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. als Verwaltungsfachangestellter bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffraumann für Büromanagement)
- alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung oder Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
- nachgewiesene Kenntnisse der spanischen Sprache auf B2-Niveau des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (z. B. Ausbildung zumzur Fremdsprachenassistentin oder zumzur Fremdsprachensekretärin, IHK-Zeugnis o. ä.)
- Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb
- gute Anwendungskenntnisse im Bereich der Datenverarbeitung und in gängiger Software (MS Office, Internetbrowser etc.)
- Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personengruppen
- kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
- selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
- sehr gute Kommunikationsfähigkeit
- Flexibilität
- Bereitschaft, sich in digitale Prozesse und Formate einzuarbeiten

Das wünschen wir uns:

- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Französischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrungen in der Führung eines Sekretariats
- Erfahrungen in der (Hochschul-)Verwaltung
- Kenntnisse in der Haushalts- und Drittmittelverwaltung
- SAP-Kenntnisse

Unser Angebot

- Vergütung nach E7 TV-L
- unbefristet
- Vollzeit
- interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
- Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- sicherer Arbeitsplatz
- fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
- flexible Arbeitszeiten
- 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
- FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
- Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten

Interessiert?
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den unten stehenden Link erreichen: https://jobs.uni-bielefeld.de/job/apply/5169/teamassistent-in-office-manager-in-m-w-d-im-fremdsprachensekretariat?page_langde

Bewerbungsfrist: 22.10.2026

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.