Kaufmännische Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) (Sekretär/in)

KnererLang ArchitektenMünchen - DresdenKaufmännische Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)Sekretariat - Rechnungswesen - PersonalorganisationVollzeit (40 Std./Woche) - Standort Dresden - Eintritt 4. Quartal 2026Wir sind ein Architekturbüro mit Standorten in München und Dresden. Für unser Büro in Dresden suchen wir – im Zuge des bevorstehenden Ruhestands unserer langjährigen Mitarbeiterin – eine zuverlässige, organisationsstarke Persönlichkeit, die den kaufmännischen und organisatorischen Rückhalt unseres Büros bildet: als zentrale Schnittstelle zur Geschäftsführung, zu unseren Mitarbeitenden, Bauherrschaften, Geschäftspartnern und unserem Steuerbüro.Ihre AufgabenKaufmännische Verwaltung & Rechnungswesen- Eigenständige Bearbeitung und Erfassung der Eingangsrechnungen in DATEV- Vorbereitung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs über DATEV- Erstellung und Versand von Projektrechnungen / E-Rechnungen an unsere Bauherrschaften- Überwachung von Zahlungseingängen und offenen Posten- Pflege und strukturierte Ablage der kaufmännischen Unterlagen- Monatliche Zusammenstellung und Zuarbeit für unser Steuerbüro über DATEV- Unterstützung bei kaufmännischen Auswertungen mithilfe unserer Projektmanagement- und Controlling-Software „UntermStrich“Personalwesen- Organisation und Betreuung der laufenden Personalverwaltung- Vorbereitung der monatlichen Unterlagen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit DATEV, in Abstimmung mit unserem Steuerbüro- Pflege von Personalstammdaten und Personalunterlagen- Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie allgemeinen Personalangelegenheiten- Ansprechpartner:in für organisatorische Fragen unserer Mitarbeiter:innenSekretariat, Büroorganisation & Assistenz der Geschäftsführung- Terminkoordination und Kalendermanagement für die Geschäftsführung- Telefondienst und erster Ansprechpunkt für Kund:innen, Partner:innen und Dienstleister- Organisation und Koordination des täglichen Büroablaufs- Professionelle Kommunikation mit Bauherrschaften, Geschäftspartnern, Dienstleistern und Behörden- Bearbeitung von E-Mails, Post und allgemeinen Anfragen- Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Themen- Mitdenken, koordinieren, Lösungen finden – und dafür sorgen, dass im Büro alles rundläuftIhr Profil- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation- Berufserfahrung in kaufmännischer Verwaltung, Sekretariat oder Rechnungswesen (Debitoren/Kreditoren)- Idealerweise Erfahrung mit DATEV und UntermStrich; Erfahrung im Architektur-, Bau- oder Planungsumfeld von Vorteil- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel- Ausgeprägtes Zahlenverständnis und sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise- Organisationstalent, Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein- Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen- Kommunikationsstärke sowie ein freundliches, souveränes Auftreten gegenüber Kund:innen, Team und Dienstleistern- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und SchriftWas wir bieten- Eine zentrale, vielseitige Position mit direktem Kontakt zur Geschäftsführung und Gestaltungsspielraum- Ein kollegiales, wertschätzendes Team an unserem Standort in Dresden- Kurze Entscheidungswege und eigenverantwortliches Arbeiten- Einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Architekturbüro mit langfristiger Perspektive- Die Möglichkeit, Büroabläufe aktiv mitzugestalten- Vergütung: Jahresbruttogehalt 40.000 € bis 43.000 €, je nach Qualifikation und Erfahrung- Individuelle Weiterbildungsangebote- betriebliche ZusatzleistungenEckdatenStandort DresdenArbeitszeit: Vollzeit, 40 Std./WocheEintritt: Quartal 2026Vergütung: 40.000 € – 43.000 € brutto/JahrInteresse?Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und kurzem Anschreiben per E-Mail an [email protected].Ergänzende Informationen:Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: ArchitekturErweiterte Kenntnisse: Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung, Personalwesen, Zahlungsverkehr, Buchführung, Buchhaltung, Controlling, Zahlenverständnis