Executive Assistant Direktionssekretariat (m/w/d)

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.

Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die

Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem

kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.

Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und

renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen

eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive

Konditionen in unserem Hause.

UNSER KUNDE

Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und

Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative

Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Am Standort Bonn

entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte und

zukunftsweisende Lösungen in verschiedenen wissenschaftlichen und

technologischen Bereichen.

Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei

der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Es

erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien,

spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in

einer international anerkannten Forschungseinrichtung.

WIR BIETEN IHNEN

- Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und

Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und

innovativen Arbeitsumfeld

- Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit zum mobilen

Arbeiten nach Absprache bei mindestens drei Präsenztagen pro Woche am

Standort Bonn-Oberkassel

- Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag in der Regel von

08:00 Uhr bis 16:00 Uhr bei einer 39-Stunden-Woche

- Vergütung nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund

- Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld

einer renommierten Forschungs- und Technologieeinrichtung

- Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie

individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes

- Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur

Urlaubsnahme bereits während der Probezeit

- Exklusive Mitarbeitervorteile über Corporate-Benefits mit

Vergünstigungen bei zahlreichen namhaften Marken und Onlineshops

- Prämien im Rahmen unseres Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms

IHRE AUFGABEN

- Verantwortung für die organisatorischen und administrativen

Abläufe im Direktionssekretariat sowie zuverlässige Unterstützung

des Direktors bei der Koordination des Tagesgeschäfts

- Eigenständige Steuerung des Termin- und Kalendermanagements

einschließlich der Planung und Koordination interner und externer

Termine im nationalen und internationalen Kontext

- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen

und Videokonferenzen sowie rechtzeitige Zusammenstellung und

Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen

- Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und

weiteren Dokumenten sowie strukturierte Aufbereitung und

Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Fachbereichen

- Selbstständige Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen

Korrespondenz sowie zuverlässige Überwachung offener Vorgänge,

Wiedervorlagen und relevanter Fristen

- Zentrale Schnittstellenfunktion im Austausch mit internen

Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern aus Wissenschaft,

Wirtschaft, Behörden und internationalen Organisationen

- Organisation und Koordination von In- und Auslandsdienstreisen –

von der Planung und Zusammenstellung der Reiseunterlagen bis zur

anschließenden Reisekostenabrechnung

- Koordination des Empfangs nationaler und internationaler Gäste

sowie organisatorische Vorbereitung und Begleitung der jeweiligen

Besuche

- Unterstützung bei der Budgetverwaltung, Bearbeitung von

Bestellungen und Reiseanträgen sowie strukturierte Pflege von Akten,

Dateien und digitalen Vorgängen

- Koordination des Bewerbungsmanagements einschließlich der

Bearbeitung eingehender Bewerbungen und der organisatorischen

Abstimmung sowie Terminierung von Vorstellungsgesprächen

- Verantwortung für die organisatorischen und administrativen

Abläufe im Direktionssekretariat sowie zuverlässige Unterstützung

des Direktors bei der Koordination des Tagesgeschäfts

- Eigenständige Steuerung des Termin- und Kalendermanagements

einschließlich der Planung und Koordination interner und externer

Termine im nationalen und internationalen Kontext

- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen

und Videokonferenzen sowie rechtzeitige Zusammenstellung und

Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen

- Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und

weiteren Dokumenten sowie strukturierte Aufbereitung und

Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Fachbereichen

- Selbstständige Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen

Korrespondenz sowie zuverlässige Überwachung offener Vorgänge,

Wiedervorlagen und relevanter Fristen

- Zentrale Schnittstellenfunktion im Austausch mit internen

Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern aus Wissenschaft,

Wirtschaft, Behörden und internationalen Organisationen

- Organisation und Koordination von In- und Auslandsdienstreisen –

von der Planung und Zusammenstellung der Reiseunterlagen bis zur

anschließenden Reisekostenabrechnung

- Koordination des Empfangs nationaler und internationaler Gäste

sowie organisatorische Vorbereitung und Begleitung der jeweiligen

Besuche

- Unterstützung bei der Budgetverwaltung, Bearbeitung von

Bestellungen und Reiseanträgen sowie strukturierte Pflege von Akten,

Dateien und digitalen Vorgängen

- Koordination des Bewerbungsmanagements einschließlich der

Bearbeitung eingehender Bewerbungen und der organisatorischen

Abstimmung sowie Terminierung von Vorstellungsgesprächen

IHR PROFIL

- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d),

Europasekretärin/Europasekretär (m/w/d),

Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondent (m/w/d) oder

eine vergleichbare Qualifikation

- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, idealerwe