Büro- & Projektassistenz Immobilien (m/w/d) – Teilzeit

## Organisieren. Koordinieren. Den Überblick behalten.

Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten gerne strukturiert und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen? Sie kommunizieren sicher, denken mit und unterstützen gerne andere dabei, Projekte und Aufgaben erfolgreich voranzubringen?

Dann bietet diese Position eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Raum für Eigeninitiative.

Als **Büro- & Projektassistenz Immobilien (m/w/d)** unterstützen Sie die Projekt- und Geschäftsleitung bei organisatorischen, administrativen und kaufmännischen Aufgaben rund um verschiedene Immobilienprojekte. Sie halten im Hintergrund die Fäden zusammen, koordinieren Termine und Informationen und sorgen dafür, dass wichtige Aufgaben zuverlässig nachverfolgt werden.

## Ihre Aufgaben – organisieren, koordinieren und unterstützen

- Unterstützung der Geschäfts- und Projektleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

- Eigenständige Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Wiedervorlagen

- Vorbereitung von Besprechungen, Präsentationen und Entscheidungsunterlagen

- Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Dokumenten, Übersichten und Präsentationen

- Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und offenen Punkten

- Vorbereitung und Bearbeitung des Schriftverkehrs sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

- Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Dienstleistern, Behörden und weiteren Projektbeteiligten

- Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen für laufende Immobilienprojekte

- Pflege von Projekt-, Objekt- und Kontaktdaten sowie strukturierte Ablage relevanter Unterlagen

- Unterstützung bei der Einholung von Angeboten und der Koordination externer Dienstleister

- Vorbereitung und Prüfung von Rechnungsunterlagen sowie Zuordnung und Weiterleitung an die zuständigen Stellen

- Unterstützung bei der Erstellung von Auswertungen und Übersichten

- Organisation von Dienstreisen, Terminen und weiteren organisatorischen Abläufen bei Bedarf

- Übernahme allgemeiner Assistenz- und Sekretariatsaufgaben

## Ihr Profil – organisiert, vorausschauend und kommunikativ

Gesucht wird eine zuverlässige und engagierte Persönlichkeit, die gerne organisiert, mitdenkt und Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf übernimmt.

Idealerweise bringen Sie mit:

- eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

- idealerweise Berufserfahrung in der Assistenz, Büroorganisation, Projektassistenz oder einem vergleichbaren Bereich

- Interesse an Immobilien und kaufmännischen Zusammenhängen

- einen sicheren Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel

- ausgeprägtes Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise

- die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren

- ein freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten

- sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift

- Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen Informationen

- Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Freude an selbstständigem Arbeiten

- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

## Die Position

Die Position verbindet klassische Assistenzaufgaben mit der Unterstützung von Immobilien- und Projektaktivitäten.

Sie arbeiten eng mit der Geschäfts- und Projektleitung zusammen und übernehmen eine wichtige organisatorische Schnittstellenfunktion. Dabei können Sie eigene Aufgabenbereiche verantworten, Prozesse aktiv mitgestalten und dafür sorgen, dass Termine, Informationen und Aufgaben zuverlässig zusammenlaufen.

**Sie organisieren gerne, denken vorausschauend und sind eine zuverlässige Unterstützung im täglichen Geschäft? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.**