Sekretär/in (m/w/d) für die Geschäftsstelle Bauen (Fachangestellte/r - Bürokommunikation)

Arbeiten für Potsdam
vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.800 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Potsdam wächst und damit auch die Aufgaben in der Verwaltung. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Geschäftsstelle Bauen zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit einen/eine

Sekretär/in (m/w/d) für die Geschäftsstelle Bauen
Kennziffer: 401.000.02

Ihre Aufgaben

- Büromanagement - Führen von Akten, Registraturen, Datenbanken und Dokumentenmanagementsystemen
- Ablage und Archivierung von Akten
- Bearbeiten und Weiterleiten des Posteingangs und -ausgangs, eigenständiges Verwalten der E-Mail-Funktionspostfächer
- Übernehmen von Schreibarbeiten und Korrespondenzen, Formulieren von Schriftstücken
- Erstellen von Protokollen
- Terminmanagement, -planung und -überwachung
- Durchführen von Recherchen
- Bürokommunikation - Telefondienst
- Bereitstellen von Unterlagen
- Erteilen von Auskünften an Mitarbeitende sowie Bürger und Bürgerinnen
- Empfangen und Betreuen von Besuchenden
- Teilsachbearbeitung - Dokumentenzusammenstellung für fachbezogene Vorgänge

Ihr Profil

- Abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-kauffrau, Verwaltungsfachangestellte/r oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder in einem anderen kaufmännischen Beruf
- Mindestens 3-jährige einschlägige Berufserfahrung
- Berufserfahrung in der Verwaltung wünschenswert
- Sehr gute Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit Standardsoftware
- Stark ausgeprägte Fähigkeit zur Strukturierung, Priorisierung, Wiedervorlage und Ablage von Verwaltungsvorgängen
- Sehr gute Erfahrungen in der Organisation der Büroabläufe, Terminplanung, Terminverwaltung und in der Bereitstellung von Unterlagen
- Sehr hohe Dienstleistungskompetenz sowie stark ausgeprägte Konfliktfähigkeit und Belastbarkeit
- Freude an der Arbeit im Team

Unser Angebot

- Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 6 mit einem Bruttomonatsgehalt von 3.240,30 € - 3.719,22 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
- Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und ein monatlicher Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket
- Zusätzlich zur Betriebsrente weitere Angebote der betrieblichen Altersversorgung (Entgeltumwandlung) bei unseren Vertragspartnern
- Ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
- Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
- Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 (ab 01.01.2027 mit 31) Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch familienfreundliche Arbeitsbedingungen
- Strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur
- Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot
- Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und interne Betriebssportangebote

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte ausschließlich online bis zum 14.10.2026 über unser Karriereportal:

Sekretariat für die Geschäftsstelle Bauen (https://bewerberportal-lhp.dikom-bb.de/bewerber-web/?company=LHP-FIRMA-ID&tenant=&lang=D#position,id=58303c1c-3eb3-44b1-b18a-e06b22a2a885,popup=y)