Kaufmännische Fachkraft (m/w/d) für den Bereich Auftragsmanagement (Bürokaufmann/-frau)

Für die Unterstützung des Gebäudemanagements eines öffentlichen Auftraggebers suchen wir Sie!

Interessante, abwechslungsreiche Tätigkeiten warten auf Sie:

• zentrale Beauftragung, Nachverfolgung und Abrechnung von ca. 350-600 Kleinstaufträgen in 6 Monaten,
• operative Steuerung standardisierter Kleinreparaturen ohne technischen Planungsbedarf,
• Bündelung wiederkehrender Kleinmaßnahmen zur Sicherstellung der Gebäudenutzbarkeit,
• Entlastung technischer Fachkräfte von zeitintensiven Einzelbeauftragungen.
• zentrale Bearbeitung und Nachverfolgung des Auftrags- und Rechnungsdurchlaufes,
• Terminüberwachung laufender Beauftragungen,
• Prüfung und Klärung fehlerhafter Rechnungen sowie Ermittlung und Vermeidung von Doppelbestellungen,
• Koordination der Rechnungsklärung zwischen technischen Beschäftigten und Buchhaltung,
• fachliche Aufbereitung und Zuordnung offener Rückstellungen in Abstimmung mit den zuständigen Beschäftigten,
• Unterstützung der Mittelabflusssteuerung und Verbesserung der Budgettransparenz, einschließlich einer monatlichen Übersicht für die Teamleitungen,
• strukturierte digitale Ablage von Unterlagen aus Wartungen, Prüfungen und Begehungen,
• Unterstützung der technischen Beschäftigten bei der Erstellung und Pflege von Wartungs- und Prüfübersichten, insbesondere in Excel.
• Dokumentation von Bearbeitungsständen, offenen Punkten und Fristen in den vorgegebenen Systemen.

Idealerweise haben Sie folgende Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung; eine Zusatzqualifikation oder Berufserfahrung im technischen Gebäudemanagement ist wünschenswert
• Nachweisbare Berufserfahrung in der Auftrags-, Rechnungs- oder Sachbearbeitung, vorzugsweise in einer öffentlichen Verwaltung oder im Gebäudemanagement
• Sichere schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse, mindestens Niveau B2
• Hohe Auffassungsgabe und Zahlenverständnis
• Strukturierte, genaue, effiziente und eigenständige Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Flexibilität und Einsatzbereitschaft • Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Gute Anwenderkenntnisse in MS Office, insbesondere Excel und Outlook, sowie die Bereitschaft, sich kurzfristig in weitere Fachverfahren einzuarbeiten
• Organisatorische Fähigkeiten und Belastbarkeit

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen!