Verwaltungsangestellte/r (m/w/d) - Institute für Angewandte Analysis und Finanzmathematik (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Für die Institute für Angewandte Analysis und Finanzmathematik suchen wir eine/n

Verwaltungsangestellte/n (m/w/d)

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.

Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.

Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.

Zwei freundliche, dynamische internationale Institutsteams mit insgesamt fünf Professuren freuen sich auf Ihre Mitarbeit. Sie führen das gemeinsame Sekretariat beider Institute weitgehend selbstständig; der Beschäftigungsumfang verteilt sich je zur Hälfte auf die beiden Institute.

Ihr Profil:

* Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung

* einschlägige Berufserfahrung im Bereich Sekretariat und Verwaltung

* Erfahrungen im Hochschulbetrieb, insbesondere in der Verwaltung von Drittmittelprojekten, sind wünschenswert

* detaillierte Kenntnisse in der Anwendung gängiger Software, insbesondere MS Office und SAP, sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in neue EDV-Programme

* sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie die Fähigkeit, selbstständig Korrespondenz in beiden Sprachen zu führen

* ausgeprägte Fähigkeit zu selbstständigem, eigenverantwortlichem und strukturiertem Arbeiten

* Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit, Einsatzbereitschaft, Flexibilität sowie Diskretion und Loyalität

Ihre Aufgaben:

* Organisation der laufenden Institutsgeschäfte in den Bereichen Lehre, Forschung und akademische Selbstverwaltung einschließlich der selbstständigen Koordination laufender Verwaltungsvorgänge

* Verwaltungstechnische Vorbereitung von Personalangelegenheiten, insbesondere bei Einstellungen und Weiterbeschäftigungen, sowie Führung der Urlaubskartei und Bearbeitung weiterer personalbezogener Verwaltungsvorgänge (z. B. Dienstreisen, Krankmeldungen)

* Verwaltungsmäßige Aufbereitung von Finanzangelegenheiten, insbesondere Überwachung der Kontostände, Prüfung der Mittelverfügbarkeit, Zuordnung von Ausgaben zu Haushalts- und Drittmittelkonten sowie Vorbereitung von Umbuchungsanträgen

* Unterstützung bei der Beantragung von Drittmittelprojekten (Einholen von Kostenvoranschlägen, Abfrage der anzusetzenden Personalkosten, Weiterleitung der erforderlichen Informationen an die Zentrale Verwaltung)

* Unterstützung bei der Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen und Tagungen (Raumplanung, Teilnehmer- und Referentenkommunikation und organisatorische Begleitung)

* Verwaltungsaufgaben und Unterstützung im Lehrbetrieb (z. B. Prüfungsorganisation, Raumplanung, Betreuung studentischer Hilfskräfte)

* Organisation von Gastaufenthalten

* Unterstützung der Institutsleitungen (z.B. Terminkoordination, Reiseplanung) sowie Bearbeitung der hausinternen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und Pflege der Institutswebseiten

Wir bieten:

* attraktives Arbeitsumfeld

* flexible Arbeitszeiten

* sicherer Arbeitsplatz

* Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr

* Vergütung nach TV-L mit Jahressonderzahlung laut Tarifvertrag

Die Universität Ulm und was wir bieten:

stellen-portal

https://www.uni-ulm.de/stellen-portal

Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Haushaltswesen (öffentliche Verwaltung), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Notizprogramm OneNote (MS Office), Kalkulation, Präsentationsunterlagen erstellen, Buchführung, Buchhaltung
Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Besprechungsvorbereitung, -organisation, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Eingangsrechnung (bearbeiten etc.), Zahlungsverkehr, Büromanagement, Textverarbeitung, SAP-Basis-System
Expertenkenntnisse: Korrespondenz, Postbearbeitung, Kundenberatung, -betreuung, Terminplanung, -überwachung