Sekretariatskraft (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Die Universität des Saarlandes ist eine Campus-Universität, die international bekannt ist durch die Forschungsorientierung insb. im Bereich der Informatik und den Nano- und Lebenswissenschaften. Zudem zeichnet sie sich durch die engen Beziehungen zu Frankreich und den Europa-Schwerpunkt aus. Rund 17.000 Studierende sind an der Universität des Saarlandes in über hundert Studienfächern eingeschrieben. Die Universität des Saarlandes ist eine familienfreundliche Hochschule und mit mehr als 4000 Mitarbeitenden eine der größten Arbeitgeberinnen in der Region.

Wir bieten zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Juniorprofessur für Mikrobiologie folgende Stelle an: Sekretariatskraft (m/w/d) Kennziffer N2358, Vergütung nach TV-L, Entgeltgruppe E6, unbefristet, Beschäftigungsumfang: 50 % der tariflichen Arbeitszeit

Das ist Ihr Arbeitsbereich: Sekretariat der Juniorprofessur für Mikrobiologie. Die Juniorprofessur gehört zur Fachrichtung Biowissenschaften der Naturwissenschaftlich-Technischen Fakultät und erfüllt Aufgaben in Forschung und Lehre.

Ihre Aufgaben sind:

- allgemeine Sekretariatsarbeiten, insbesondere Korrespondenz, Terminkoordination, Publikumsverkehr und Assistenzarbeiten,
- Vorbereitung und administrative Begleitung von Personalmaßnahmen,
- Mitverwaltung von Universitätsmitteln und Drittmitteln, Rechnungsbearbeitung sowie Unterstützung bei der Budgetplanung,
- Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland,
- Mitwirkung bei der Organisation des Lehrbetriebs, darunter Prüfungsverwaltung sowie Koordination von und Kommunikation mit Lehrbeauftragten und Studierenden,
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Drittmittel- und Netzwerkprojektanträgen,
- Unterstützung bei der Planung, Organisation, Abrechnung und Dokumentation von Veranstaltungen, z. B. internationaler sowie Unterstützung neuer, insbesondere Vorträgen, Sitzungen und Kolloquien, Wissenschaftler*innen bei Aufenthalts- und Visafragen.

Ihr Profil ist:

- einschlägige verwaltungstechnische oder kaufmännische Ausbildung bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen,
- sicherer Umgang mit dem PC und der gängigen Bürosoftware (Word, Excel, PowerPoint),
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse,
- Bereitschaft, sich in die Verwaltungsabläufe und Systeme der Universität einzuarbeiten.

Darüber hinaus bringen Sie mit:

- Zuverlässigkeit, Organisationstalent und Einsatzbereitschaft,
- Fähigkeit und Motivation zu eigenverantwortlichem Arbeiten,
- sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit,
- freundliches und verbindliches Auftreten.

Wir bieten Ihnen:

- flexible Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie,
- sicherer und zukunftsorientierter Arbeitsplatz mit attraktiven Konditionen,
- umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (wie z. B. Sprachkurse),
- attraktive Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements, wie z. B. Hochschulsport,
- zusätzliche Altersvorsorge (RZVK),
- vergünstigte Fahrkarte für öffentliche Verkehrsmittel (Job-Ticket),
- Dienstfahrrad-Leasing (JobRad).

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Online-Bewerbung (in einer PDF-Datei) bis zum 15.10.2026 an [email protected]. Bitte im Betreff der E-Mail die Kennziffer N2358 angeben.
Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden. Ihre Ansprechperson: Herr Junior Prof. Dr. Luis Linares-Otoya Mikrobiologie Tel.: [email protected] Die Eingruppierung erfolgt je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen in die jeweilige Entgeltgruppe TV-L. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.
Sofern Sie einen ausländischen Hochschulabschluss erlangt haben, wird vor der Einstellung ein Nachweis über die Gleichwertigkeit dieses Abschlusses mit einem deutschen Abschluss durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) benötigt. Bitte beantragen Sie diesen ggf. rechtzeitig. Nähere Informationen finden Sie unter https://www.kmk.org/zeugnisbewertung Kosten für die Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch bei der Universität des Saarlandes können, ebenso, wie Kosten für eine etwaige Zeugnisbewertung der ZAB, grundsätzlich leider nicht erstattet werden.
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Die Universität des Saarlandes strebt nach Maßgabe ihres Gleichstellungsplanes eine Erhöhung des Anteils von Frauen an. Menschen mit Schwerbehinderung sind ausdrücklich zur Bewerbung eingeladen und werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Universität des Saarlandes (UdS) übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der UdS zur Kenntnis genommen haben.

Ergänzende Informationen:
Homeoffice:
Umfang: Nach Vereinbarung
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, Abrechnung, Postbearbeitung, Planung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Terminplanung, -überwachung