Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

**Unternehmen**: villadata Systemhaus GmbH

**Teamgröße**: ca. 30 Mitarbeitende

**Arbeitsbereich**: IT-Dienstleistungen, Systemhaus, IT-Infrastruktur und IT-Security

**Berichtslinie**: direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung

**Ihre Aufgabe**

Als Assistenz der Geschäftsleitung halten Sie der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft den Rücken frei. Sie sorgen dafür, dass Informationen, Termine, Aufgaben und Entscheidungen zuverlässig vorbereitet, nachgehalten und umgesetzt werden.

Sie sind eine zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Technik, Vertrieb, Buchhaltung und Kunden.

**Ihre wichtigsten Aufgaben**

- Koordination und Vorbereitung von Terminen und Besprechungen

- Führung und Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und offenen Punkten

- Erstellung von Protokollen, Übersichten, Präsentationen und Auswertungen

- Vorbereitung von Unterlagen für die Geschäftsleitung

- Unterstützung bei internen Projekten und organisatorischen Themen

- Koordination zwischen Technik, Vertrieb, Buchhaltung und Geschäftsleitung

- Pflege von Fristen, Wiedervorlagen und wichtigen Unternehmensinformationen

- Unterstützung bei Bestellungen, Verträgen, Rechnungen und administrativen Abläufen

- Vorbereitung von Kennzahlen und einfachen Reports

- Organisation von Reisen, Veranstaltungen und internen Terminen

- Professionelle Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern

- Verbesserung und Strukturierung wiederkehrender Abläufe

**Das bringen Sie mit**

- Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder kaufmännischen Rolle

- Sehr gute Organisation und zuverlässige Arbeitsweise

- Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word und Excel

- Gute schriftliche und mündliche Kommunikation

- Diskretion und ein vertrauensvoller Umgang mit vertraulichen Informationen

- Eigenständiges Arbeiten und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen

- Freude daran, Ordnung und Klarheit in dynamische Abläufe zu bringen

- Interesse an IT und technischen Themen – tiefgehende technische Kenntnisse sind nicht erforderlich

**Das ist uns wichtig**

- Sie arbeiten vorausschauend und warten nicht nur auf Aufgaben.

- Sie sprechen offene Punkte freundlich, aber konsequent an.

- Sie können zwischen dringenden und wichtigen Themen unterscheiden.

- Sie bleiben auch dann ruhig und strukturiert, wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen.

- Sie gehen vertraulich mit Zahlen, Personalthemen, Kundeninformationen und strategischen Entscheidungen um.

**Was Sie erwartet**

- Eine verantwortungsvolle Rolle mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung

- Kurze Entscheidungswege und ein persönliches Arbeitsumfeld

- Ein wachsendes Systemhaus mit rund 30 Mitarbeitenden

- Die Möglichkeit, Strukturen und Prozesse aktiv mit aufzubauen

- Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Organisation, Kommunikation und kaufmännischer Unterstützung

- Ein Arbeitsplatz, an dem Ihre Arbeit unmittelbar zur Entlastung der Geschäftsleitung beiträgt

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**Erfolg in dieser Position bedeutet**

Nach kurzer Einarbeitung sind Termine, Aufgaben und offene Entscheidungen zuverlässig organisiert. Die Geschäftsleitung erhält die benötigten Informationen rechtzeitig, Wiedervorlagen werden konsequent nachgehalten und interne Abläufe werden spürbar klarer und verlässlicher.