Mitarbeiter*in (m/w/d) in der Drittmittelverwaltung (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet in Vollzeit, Teilzeit (Vollzeit (39,83 Std./Woche) oder Teilzeit mind. 75% (29,87 Std./Woche)) eine*n

Mitarbeiter*in (m/w/d) in der Drittmittelverwaltung

Die Drittmittelverwaltung des Finanzdezernats betreut alle hoheitlichen Projektförderungen der RUB. Dies betrifft sowohl Förderungen von Land und Bund, als auch Förderungen von privaten Stiftungen und anderen Institutionen auf nationaler und internationaler Ebene. Wir verstehen uns als Dienstleister für den Campus und stellen die finanztechnisch korrekte Abwicklung der Projekte sicher.

Als Mitarbeiter*in in der Drittmittelverwaltung unterstützen Sie die Projektleitungen bei der administrativen Abwicklung nationaler und internationaler Förderprojekte. Sie sind Ansprechpartner*in für Fragen rund um die Mittelverwaltung, unterstützen bei der Prüfung und Bearbeitung von Verwendungsnachweisen und übernehmen deren Unterzeichnung. Darüber hinaus kümmern Sie sich um die Anlage und Pflege von Abrechnungsobjekten in der MACH-Software. Die abwechslungsreiche Tätigkeit bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre kaufmännischen Kenntnisse in einem vielseitigen und wissenschaftsnahen Umfeld einzubringen. Eine strukturierte, selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise ist dabei ebenso wichtig wie eine gute Zusammenarbeit mit den Projektleitungen und den Kolleg*innen der Verwaltung.

Umfang: Vollzeit, Teilzeit
Dauer: befristet, 2 Jahre
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 04.10.2026

Ihre Aufgaben:

- Sie übernehmen die administrative Betreuung von Drittmittelprojekten nationaler und internationaler Geldgeber und unterstützen die Projektleitungen bei der Abwicklung ihrer Projekte.
- Sie begleiten die Vorbereitung und Abwicklung von Prüfungen durch Projektträger, Prüfbehörden und Wirtschaftsprüfungseinrichtungen und stellen die dafür erforderlichen Unterlagen zusammen.
- Sie prüfen Verwendungsnachweise und übernehmen deren formgerechte Bearbeitung und Unterzeichnung.
- Sie unterstützen und beraten die Projektleitungen und den wissenschaftlichen Bereich bei Fragen zur Mittelbewirtschaftung und zur Einhaltung der Vorgaben der jeweiligen Fördermittelgeber.
- Sie sorgen für eine zuverlässige und strukturierte Bearbeitung der Ihnen übertragenen Vorgänge und arbeiten dabei eng mit den Projektleitungen und weiteren Bereichen der Verwaltung zusammen.

Ihr Profil:

- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung, einen Bachelorabschluss oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Idealerweise haben Sie bereits Berufserfahrung in der kaufmännischen Sachbearbeitung, Verwaltung, Finanzverwaltung oder Drittmittelverwaltung gesammelt.
- Sie bringen Interesse an finanziellen und administrativen Zusammenhängen mit und arbeiten gerne sorgfältig mit Zahlen, Belegen und Fristen.
- Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, selbstständige, zuverlässige und gewissenhafte Arbeitsweise aus.
- Sie kommunizieren sicher und serviceorientiert und arbeiten gerne kooperativ mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen zusammen.
- Sie verfügen über gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel.
- Kenntnisse in MACH sowie im Zuwendungs-, Haushalts- oder Drittmittelrecht sind von Vorteil, werden aber nicht zwingend vorausgesetzt.
- Gute Englischkenntnisse sowie die Bereitschaft, sich in die Besonderheiten nationaler und internationaler Förderprogramme einzuarbeiten, runden Ihr Profil ab.

https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/9b1c5dd16bcd4eb7b072cd1e18cb1d5e1dd120a10?ref=AfA (https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/9b1c5dd16bcd4eb7b072cd1e18cb1d5e1dd120a10?ref=AfA)

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Haushaltsrecht, Zuwendungsrecht
Erweiterte Kenntnisse: Drittmittelmanagement, Microsoft Office